تعیین الزامات مشتری و بررسی قابلیت تحقق آن‌ها قبل از تعهد به تأمین ایزو

یکی از اصول کلیدی در تضمین کیفیت و رضایت مشتریه. در ادامه، توضیحی دقیق و ساختاریافته در خصوص “تعیین الزامات مشتری و بررسی قابلیت تحقق آن‌ها قبل از تعهد به تأمین” ارائه می‌دم، که

مطابق با بند ۸.۲.۳ استاندارد ایزو ۹۰۰۱:۲۰۱۵ هست:

—

تعیین الزامات مشتری و بررسی قابلیت تحقق آن‌ها قبل از تعهد به تأمین

 

بر اساس استاندارد ISO 9001، سازمان باید پیش از آنکه متعهد به تأمین محصول یا خدمت شود (اعم از قرارداد، سفارش، پیشنهاد، شفاهی یا کتبی)، مراحل زیر را انجام دهد:

—

۱. تعیین الزامات مربوط به محصولات و خدمات

 

سازمان باید نیازهای زیر را شناسایی کند:

الزامات تعیین‌شده توسط مشتری (مانند مشخصات فنی، شرایط تحویل، خدمات پشتیبانی)

*الزامات ضمنی که مشتری ممکن است بیان نکرده باشد ولی برای استفاده مناسب از محصول یا خدمت ضروری است

الزامات قانونی و مقرراتی مربوط به محصول یا خدمت

 

—

۲. بررسی و بازنگری الزامات قبل از تعهد به تأمین

سازمان باید قبل از پذیرش سفارش، بررسی کند که آیا قادر به برآورده‌کردن الزامات هست یا نه. این بررسی شامل:

تطابق الزامات مشتری با توانمندی‌های فنی و عملیاتی سازمان

امکان تأمین منابع مورد نیاز (مواد اولیه، ماشین‌آلات، نیروی انسانی متخصص)

توانایی پاسخ‌گویی در زمان مقرر

بررسی تعارض احتمالی بین الزامات مشتری و الزامات داخلی یا قانونی

 

—

۳. مستندسازی نتایج بازنگری

نتایج بازنگری باید ثبت شود، به‌ویژه در مواردی که:

الزامات با سفارش اولیه تفاوت داشته باشد

نیاز به شفاف‌سازی یا مذاکره با مشتری وجود داشته باشد

 

—

۴. ارتباط مؤثر با مشتری

در صورت وجود ابهام یا تغییر در الزامات، سازمان باید با مشتری ارتباط برقرار کند تا توافق نهایی حاصل شود و همه الزامات به‌صورت شفاف و مستند درآیند.

—

نقش این فرآیند در تحقق اهداف کیفیت

جلوگیری از بروز نارضایتی مشتری به دلیل عدم درک صحیح از نیازها

کاهش دوباره‌کاری و هزینه‌های ناشی از عدم انطباق

افزایش اعتماد مشتری به سازمان از طریق تعهدات واقع‌گرایانه و دقیق

افزایش احتمال تحویل به‌موقع و با کیفیت