برگزاری صفر تا صد همایش
برگزاری صفر تا صد همایش توسط یک تیم حرفه ای یکی از مؤثرترین و بهترین شیوه ها در پیشبرد اهداف و دستیابی به موفقیت است. به بیان دیگر برگزاری همایش یکی از پر استرس ترین و سخت ترین کارها می باشد. همایش ها به تجمیع تجربیات، برقراری ارتباط مستقیم و رو در روی پژوهشگران، محققین، علم آموزان و ایجاد زمینه ای برای فعالیت های جمعی کمک شایانی می کند.
تردیدی نیست که اگر بخواهید بدون کمک گرفتن و به صورت غیر اصولی همایشی را برگزار نمایید محکوم به شکست می شوید. در برگزاری همایش باید تمامی جزئیات به دقت مورد بررسی قرار بگیرند. این کار فقط از یک تیم و گروه متخصص و متبحر بر می آید و به تنهایی نتیجه بخش نیست.
برای این که همایشی را با موفقیت برگزار نمایید باید به تمامی موارد پیرامون آن احاطه و کنترل داشته باشید. بدین منظور بهتر است که با شرکت های با تجربه و فعال در این زمینه مانند شرکت آرکا مشاوره و همکاری داشته باشید. این شرکت با توجه به دانش، تجربه و مهارتی که دارد شما را در برگزاری هر چه بهتر همایش یاری می نماید.
ویژگی های انواع همایش ها
همایش بین المللی (کنگره):
یک گردهمایی رسمی متشکل از متخصصین و افراد با تجربه است. در این همایش تازه های علمی، نتایج تحقیقات و پژوهش های انجام شده در موضوع علمی مشخصی به صورت ارائه مقاله، سخنرانی و پوستر مطرح می گردند. کنگره دارای سخنرانان متعددی است و به صورت دوره ای از یک تا پنج سال یکبار تکرار می شود. طول مدت کنگره معمولاً سه روز یا بیشتر است. برای برگزاری هر کنگره تشکیل تعدادی کمیته تخصصی ضروری می باشد.
این همایش ابتدا باید به تصویب هیئت وزیران برسد. با مشارکت یک یا چند سازمان یا انجمن تخصصی خارجی برگزار شود. حداقل ۵ سخنران از ۳ کشور خارجی در آن مشارکت علمی داشته باشند. دارای هدف و موضوع بین المللی باشد. (مخاطبانی از ملیّت های گوناگون داشته باشد و یا موضوع مورد علاقه ملّت های مختلف را مورد بحث قرار دهد.)
سمینار (هم اندیشی):
اجتماعات و گردهمایی که هدف آن بیان تازه های علمی، مبادله تجربیات و تجدید اطلاعات در جهت چاره جویی و حل مشکلات حرفه ای شرکت کنندگان است. سمینارها به صورت سخنرانی، میزگرد، پانل و جلسات پرسش و پاسخ ارائه می شود. مدت آن بیش از یک روز و معمولاً دو تا سه روز می باشد.
کنفرانس (فراهم آیی):
نشست ها و اجتماعاتی که به منظور شور و بحث در یک زمینه خاص تشکیل می گردد. افراد نقطه نظرات خود را درباره مسائل و مشکلات مهم از طریق سخنرانی، جلسات پرسش و پاسخ، میزگرد و گزارش موارد جالب مطرح می کنند. این نشست ها می تواند در طی یک روز یا به صورت جلسات دوره ای تشکیل گردد. در صورتی که این جلسات به صورت ادواری تشکیل شود به آن کنفرانس های دوره ای نیز اطلاق می شود.
سمپوزیوم (هم نشست):
این همایش به منظور آموزش مسائل علمی تخصصی و فوق تخصصی درباره موضوعی خاص به صورت سخنرانی، کار گروهی، بحث و ارائه مقاله برگزار می شود. در سمپوزیوم هر یک از سخنران ها درباره جنبه خاصی از موضوع به بحث می پردازند. مخاطبین سمپوزیوم افراد متخصص و صاحب نظر می باشند. طول مدت سمپوزیوم یک روز است.
نکات مهم در برگزاری همایش
- تعیین موضوع
- برخورداری از چند شریک قابل اعتماد
- انتخاب سخنران ها
- هزینه سخنران ها
- مشخص کردن یک مکان مناسب
- نحوه پذیرایی از مهمان ها و وسایل پذیرایی از آن ها
- اقامت
- حمل و نقل
- قوانین مربوط به کنسل کردن همایش
- استخدام یک تیم فنی عالی
- تعیین امور مربوط به چاپ و تبلیغات
- بهره مندی از شبکه های اجتماعی
- انتخاب یک مسئول ممتاز برای انجام تدارکات
- جمع آوری نظرات مدعوین در پایان همایش و در صورت تمایل تعیین جایزه
شرح وظایف کمیته اجرایی همایش
- تنظیم برنامه اجرایی همایش
- تشکیل واحدهای عملیاتی کمیته اجرایی و انتصاب مسئولین مربوطه
- تعیین محل برگزاری همایش و بازدید و بررسی امکانات و کمبودهای احتمالی آن
- تعیین محل اسکان مدعوین ویژه و بازدید و بررسی امکانات و کمبودهای احتمالی
- تعیین میزان وجه ثبت نام با در نظر گرفتن هزینه های برنامه و اعتبارات آن، با هماهنگی مرکز آموزش مداوم دانشگاه
- اقدام جهت دریافت امتیاز آموزش مداوم همایش از طریق دفتر آموزش مداوم دانشگاه
- پیگیری و نظارت بر اجرای کلیه فعالیت های مشخص شده جهت واحدهای عملیاتی کمیته اجرایی
واحدهای عملیاتی کمیته اجرایی عبارتند از:
- دبیرخانه، هماهنگی و تبلیغات
- انتشارات
- تدارکات
- تشریفات، روابط عمومی
- سمعی و بصری
- طراحی و امور سایت
هر یک از این واحدها در برگزاری همایش، شرح وظایف مشخص و مبسوطی دارند. این واحدها باید با دقت و سرعت در به اجرا درآوردن وظایف اقدام نمایند و همین طور در هماهنگی کاملی با یک دیگر باشند.
برگزاری موفق همایش
به غیر از مواردی که در برگزاری همایش بر عهده خود برگزار کننده همایش می باشد و باید در مورد آن ها تصمیم گیری کند. سایر موارد را می توانید به یک شرکت برگزار کننده همایش واگذار نمایید که برگزاری صفر تا صد همایش را برعهده می گیرد. برای این منظور در ابتدا محل مناسبی با توجه به نوع همایش انتخاب می گردد. اعضای تیم و وظایف هر فرد مشخص و تفهیم می شود. همه شرایط و جزئیات مورد تحقیق و بررسی قرار می گیرند تا در بروز هر اتفاق غیر منتظره ای، تصمیمات صحیح اتخاذ شود و اقدامات لازم صورت گیرد.
بدین ترتیب شما می توانید با فراغ خاطر و به دور از هر دغدغه ای روی نکات اصلی و مهم همایش تمرکز داشته باشید. این گونه، تنها هدف شما دستیابی به موفقیت و نتیجه مورد نظر است و از بابت برگزاری همایش هیچ نگرانی و استرسی ندارید.