مستندسازی سیستم مدیریت کیفیت (QMS) بر اساس ایزو ۹۰۰۱

یکی از الزامات اصلی در پیاده‌سازی ایزو ۹۰۰۱، مستندسازی سیستم مدیریت کیفیت (QMS) است. این مستندسازی به‌عنوان ابزاری برای ثبت، نظارت و ارزیابی فرآیندها، سیاست‌ها و شیوه‌های کیفیت در سازمان عمل می‌کند. هدف از

مستندسازی، تضمین اجرای مؤثر سیستم مدیریت کیفیت و فراهم کردن زمینه برای بهبود مستمر است.

—

🔹 الزامات مستندسازی در ایزو ۹۰۰۱:۲۰۱۵

🟢 ۱. مستندات الزامی در ایزو ۹۰۰۱

در ایزو ۹۰۰۱:۲۰۱۵، دیگر الزاماتی مانند نسخه‌های پیشین برای مدارک خاص (مثل دستورالعمل‌های کاری) وجود ندارد، اما هنوز چند مستند اساسی باید وجود داشته باشند:

خط‌مشی کیفیت (Quality Policy): یک مستند رسمی که تعهد سازمان به کیفیت را بیان می‌کند.

اهداف کیفیت (Quality Objectives): اهداف قابل اندازه‌گیری مرتبط با کیفیت که با خط‌مشی کیفیت همسو هستند.

دستورالعمل‌های عملیاتی و فرآیندها (Operational Procedures): توصیف نحوه اجرای فرآیندها و کنترل‌های کیفیت در سازمان.

گزارش‌های ممیزی و ارزیابی عملکرد: نتایج ممیزی‌های داخلی، ارزیابی‌ها و گزارش‌های مدیریتی.

سوابق کیفیت (Quality Records): مستندات اثبات‌کننده انطباق با الزامات و عملکرد سیستم.

🟢 ۲. نوع مستندات مورد نیاز

ایزو ۹۰۰۱ برای مستندسازی سیستم مدیریت کیفیت سه نوع اصلی مستند را پیشنهاد می‌دهد:

۱. خط‌مشی‌ها و اهداف (Policies & Objectives)

2. دستورالعمل‌ها و فرآیندها (Procedures & Processes)

3. سوابق و گزارش‌ها (Records & Reports)

🟢 ۳. نحوه مستندسازی

مستندات باید به‌گونه‌ای باشند که:

شفاف و قابل فهم باشند.

با نیازهای سازمان و مشتریان هم‌راستا باشند.

به‌راحتی قابل دسترسی و به‌روز باشند.

قابلیت پیگیری و اصلاح فرآیندها و مستندات را فراهم کنند.

—

🔹 اهداف مستندسازی در ایزو ۹۰۰۱

🟢 ۱. تضمین انطباق با استانداردها

مستندات برای اثبات اینکه سازمان به الزامات ایزو ۹۰۰۱ پایبند است، استفاده می‌شوند. این مستندات نشان می‌دهند که سیستم مدیریت کیفیت به‌درستی پیاده‌سازی شده و نتایج قابل اندازه‌گیری دارد.

🟢 ۲. افزایش شفافیت و هماهنگی

مستندات دقیق و جامع، روندهای سازمانی را برای تمامی کارکنان و ذی‌نفعان شفاف می‌کند. این امر باعث می‌شود که همه افراد در سازمان به اهداف و الزامات یکسانی پایبند باشند.

🟢 ۳. تسهیل بهبود مستمر

مستندسازی فرآیندها و نتایج آن‌ها، زمینه را برای بازنگری، شناسایی مشکلات و بهبود مستمر فراهم می‌آورد.

🟢 ۴. تسهیل آموزش و انتقال دانش

مستندات مناسب به کارکنان جدید این امکان را می‌دهد که به‌سرعت با فرآیندهای کاری و الزامات کیفیت آشنا شوند.

—

🔹 نحوه تنظیم مستندات QMS بر اساس ایزو ۹۰۰۱

🟢 ۱. فرآیندهای کلیدی و ارتباطات آن‌ها

ابتدا باید فرآیندهای کلیدی سازمان شناسایی شوند. این فرآیندها می‌توانند شامل تولید، خدمات مشتری، تأمین‌کنندگان، منابع انسانی و غیره باشند. برای هر فرآیند باید:

ورودی‌ها و خروجی‌ها مشخص شود.

مسئولیت‌ها و اختیارات تعیین گردد.

معیارهای موفقیت و ارزیابی تنظیم شود.

🟢 ۲. مستندسازی اقدامات و کنترل‌ها

پس از شناسایی فرآیندها، اقدامات و کنترل‌های لازم برای هر فرآیند ثبت می‌شود. این مستندات می‌تواند شامل دستورالعمل‌های عملیاتی، فرم‌ها، چک‌لیست‌ها و گزارش‌ها باشد.

🟢 ۳. پایش و ارزیابی عملکرد

مستندات باید به‌طور منظم پایش و ارزیابی شوند تا در صورت نیاز اصلاحات لازم اعمال گردد. این شامل ارزیابی‌های داخلی، ممیزی‌ها و بازخوردهای مشتریان است.

—

🔹 نتیجه‌گیری

مستندسازی سیستم مدیریت کیفیت در ایزو ۹۰۰۱ اساس موفقیت در پیاده‌سازی این سیستم است. این مستندات به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندها را به‌طور مؤثر مدیریت کنند، انطباق با استانداردها را تضمین کنند و بهبود مستمر را

تسهیل کنند. با مستندسازی صحیح و مؤثر، سازمان‌ها می‌توانند کیفیت، کارایی و رضایت مشتریان خود را افزایش دهند.