مستندسازی فرآیند بهبود و پیگیری اقدامات انجام‌شده (مطابق با الزامات بند ۱۰ استاندارد ایزو ISO 9001:2015)
مستندسازی فرآیند بهبود و پیگیری اقدامات انجام‌شده، بخش مهمی از سیستم مدیریت کیفیت است که به سازمان کمک می‌کند تا:
عملکرد خود را به‌طور مؤثر پایش کند،
از تکرار مشکلات جلوگیری نماید،
و شواهدی معتبر از بهبود مستمر ارائه دهد.
ایزو
—
۱. اهمیت مستندسازی در فرآیند بهبود
تضمین قابلیت ردیابی اقدامات
ایجاد شفافیت و پاسخ‌گویی
تسهیل یادگیری سازمانی
ارائه سوابق معتبر برای ممیزی داخلی/خارجی
کمک به ارزیابی اثربخشی اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه
—
۲. عناصر کلیدی در مستندسازی اقدامات بهبود
مستندات مرتبط با فرآیند بهبود می‌تواند در قالب فرم‌ها، گزارش‌ها، یا نرم‌افزارهای QMS مدیریت شود و معمولاً شامل موارد زیر است:
—
۳. ابزارها و روش‌های پیگیری اقدامات
الف) فرم پیگیری اقدام اصلاحی/پیشگیرانه (CAR/PAR Form)
فرمی ساختاریافته که کلیه مراحل از شناسایی تا ارزیابی اثربخشی را در بر می‌گیرد.
ب) ماتریس اقدامات (Action Tracking Matrix)
جدولی شامل لیست اقدامات، وضعیت فعلی، مسئول، تاریخ سررسید و درصد پیشرفت.
ج) نرم‌افزارهای مدیریت کیفیت (QMS Tools)
نرم‌افزارهایی مانند ISOTracker، Q-Pulse یا حتی Excel برای مدیریت گردش کار و پیگیری خودکار اقدامات.
د) جلسات مرور پیشرفت
برگزاری جلسات دوره‌ای (هفتگی یا ماهانه) برای بررسی وضعیت پیشرفت اقدامات اصلاحی و بهبود.
—
۴. توصیه‌های اجرایی برای اثربخشی پیگیری
تعیین مهلت‌های مشخص برای هر اقدام
پیگیری منظم توسط مدیر کیفیت یا نماینده مدیریت
استفاده از شاخص‌های پایش عملکرد اقدام (KPI)
ثبت همه فعالیت‌ها، حتی اگر اقدامی نتیجه‌بخش نباشد
بستن اقدامات تنها پس از ارزیابی اثربخشی واقعی
—
۵. مثال از مستندسازی ساده یک اقدام بهبود
> مشکل: افزایش نرخ شکایات بابت تأخیر تحویل
علت: عدم به‌روزرسانی زمان‌بندی حمل در ERP
اقدام اصلاحی: آموزش مجدد تیم لجستیک و ایجاد سیستم یادآور
تاریخ اجرا: ۵ فروردین ۱۴۰۳
مسئول: مدیر لجستیک
اثربخشی: کاهش شکایات تا ۸۰% ظرف ۲ ماه
وضعیت: اقدام بسته شد در ۲۰ خرداد ۱۴۰۳
—
نتیجه‌گیری
مستندسازی و پیگیری اقدامات بهبود، تضمین می‌کند که اقدامات انجام‌شده فراتر از پاسخ‌های لحظه‌ای بوده و تأثیرات بلندمدت و قابل اندازه‌گیری دارند. این فرآیند یکی از پایه‌های اصلی بهبود مستمر در ISO 9001 است و باید به‌صورت ساختاریافته و منظم انجام شود.
بدون دیدگاه