خیلی از مدیران تصور میکنند دریافت گواهینامه ISO یعنی سازمان تمام الزامات استاندارد را اجرا کرده است. اما «استقرار سیستم مدیریت» و «دریافت گواهینامه» دو مرحله متفاوت هستند. شناخت این تفاوت به مدیران کمک میکند تصمیم دقیقتری برای اجرای استاندارد بگیرند.
استقرار ISO یعنی چه؟
استقرار یعنی سازمان الزامات استاندارد را وارد فعالیتهای واقعی خود کند. در این مرحله، شرکت فرآیندهای کاری را مشخص میکند، مسئولیتها را تعیین میکند و روشهای مناسب برای کنترل فعالیتها ایجاد میکند.
برای مثال، سازمانی که ISO 9001 را اجرا میکند باید فرآیندهای مرتبط با کیفیت، رضایت مشتری، کنترل خدمات و بهبود عملکرد را مدیریت کند.
در استقرار، کارکنان هم نقش مهمی دارند. آنها باید وظایف خود را طبق فرآیندهای تعیینشده انجام دهند و سوابق فعالیتها را ثبت کنند.
بنابراین استقرار فقط به تهیه چند سند محدود نمیشود. سازمان باید سیستم مدیریت را در کار روزانه خود به کار بگیرد.
گواهینامه ISO چیست؟
گواهینامه نشان میدهد یک نهاد صدور گواهینامه، سیستم مدیریت سازمان را در یک دامنه مشخص ارزیابی کرده و انطباق آن را با الزامات استاندارد مربوطه تأیید کرده است.
برای دریافت گواهینامه، سازمان باید مراحل آمادهسازی و ممیزی را طی کند. ممیز فرآیندهای سازمان، سوابق و نحوه اجرای سیستم را بررسی میکند.
اگر سازمان الزامات لازم را رعایت کند، گواهیدهنده میتواند گواهینامه مربوط به آن استاندارد را صادر کند.
تفاوت اصلی استقرار و گواهینامه چیست؟
استقرار به اجرای سیستم مدیریت در داخل سازمان مربوط میشود، اما گواهینامه به ارزیابی و تأیید سیستم توسط یک نهاد صدور گواهینامه ارتباط دارد.
یک سازمان میتواند الزامات ISO 9001 را اجرا کند اما برای سیستم خود گواهینامه نگیرد. در این حالت، شرکت سیستم مدیریت کیفیت دارد اما گواهینامه رسمی ندارد.
در مقابل، شرکتی که گواهینامه میگیرد باید سیستم مدیریت خود را اجرا کند و الزامات استاندارد را در عمل رعایت کند.
آیا فقط داشتن گواهینامه کافی است؟
خیر. گواهینامه نباید هدف نهایی سازمان باشد. اگر شرکت فقط برای دریافت گواهینامه مدارک تهیه کند و بعد از ممیزی فرآیندها را کنار بگذارد، سیستم مدیریت ارزش واقعی خود را از دست میدهد.
سازمان باید فرآیندها را ادامه دهد، شاخصهای عملکرد را بررسی کند، مشکلات را اصلاح کند و برای بهبود سیستم برنامه داشته باشد.
ممیزیهای دورهای نیز سازمان را ملزم میکنند عملکرد سیستم مدیریت را حفظ کند.
چرا استقرار واقعی اهمیت دارد؟
استقرار واقعی میتواند عملکرد سازمان را بهبود دهد. وقتی شرکت فرآیندهای خود را بهدرستی مدیریت کند، کارکنان وظایف مشخصتری خواهند داشت و مدیران کنترل بیشتری روی عملکرد مجموعه پیدا میکنند.
این سیستم همچنین به شناسایی مشکلات کمک میکند. سازمان میتواند علت خطاها را بررسی کند، اقدامات اصلاحی انجام دهد و نتایج آنها را ارزیابی کند.
در چنین شرایطی، گواهینامه فقط یک مدرک نیست؛ بلکه نتیجه اجرای یک سیستم مدیریتی واقعی است.
مشاور چه نقشی در استقرار ISO دارد؟
برخی سازمانها برای اجرای استاندارد از مشاور کمک میگیرند. مشاور میتواند الزامات استاندارد را برای تیم توضیح دهد، وضعیت فعلی سازمان را بررسی کند و برای رفع نقاط ضعف برنامه ارائه دهد.
با این حال، سازمان باید اجرای واقعی سیستم را خودش انجام دهد. کارکنان باید فرآیندها را بشناسند و مدیران نیز بر عملکرد سیستم نظارت کنند.
جمعبندی
استقرار ISO و دریافت گواهینامه یک مفهوم واحد نیستند. استقرار یعنی سازمان الزامات استاندارد را در فعالیتهای واقعی خود اجرا کند. گواهینامه نیز نتیجه ارزیابی سیستم توسط یک نهاد صدور گواهینامه است.
یک سازمان موفق فقط برای دریافت مدرک به سراغ ISO نمیرود. مدیران باید سیستم مدیریت را به بخشی از فعالیت روزانه شرکت تبدیل کنند.
مرکز ایزوکیا میتواند در مسیر انتخاب استاندارد، استقرار سیستم مدیریت و آمادهسازی سازمان برای ممیزی گواهینامه ISO به شرکتها کمک کند.
بدون دیدگاه