بسیاری تصور می‌کنند دریافت ISO فقط برای شرکت‌های قدیمی و باسابقه امکان‌پذیر است. در حالی که یک شرکت تازه‌تأسیس نیز می‌تواند سیستم مدیریت مناسب خود را ایجاد و برای دریافت گواهینامه اقدام کند. ایزوکیا در این مقاله مراحل کلی این مسیر را بررسی می‌کند.

ابتدا استاندارد مناسب را انتخاب کنید

اولین قدم، مشخص کردن نیاز سازمان است. همه شرکت‌ها به یک استاندارد واحد نیاز ندارند. برای مثال، یک شرکت ممکن است به ISO 9001 برای مدیریت کیفیت نیاز داشته باشد، در حالی که شرکت دیگری به استانداردهای تخصصی‌تری احتیاج دارد.

بنابراین، انتخاب استاندارد باید بر اساس نوع فعالیت، مشتریان، فرایندها و اهداف شرکت انجام شود.

فرایندهای شرکت را شناسایی کنید

شرکت تازه‌تأسیس باید مشخص کند چه فعالیت‌هایی در سازمان انجام می‌شوند. فروش، خرید، منابع انسانی، تولید، ارائه خدمات و پشتیبانی می‌توانند بخشی از این فرایندها باشند.

پس از شناسایی فرایندها، سازمان می‌تواند ارتباط میان آن‌ها و مسئولیت افراد را مشخص کند.

سیستم مدیریت را پیاده‌سازی کنید

بعد از انتخاب استاندارد، نوبت به طراحی و اجرای سیستم مدیریت می‌رسد. سازمان باید الزامات استاندارد را با شرایط واقعی خود هماهنگ کند.

در این مرحله، مستندات موردنیاز تهیه می‌شوند و کارکنان نیز با روش‌های جدید کار آشنا می‌شوند. اجرای واقعی اهمیت زیادی دارد؛ زیرا گواهینامه بدون اجرای سیستم نمی‌تواند عملکرد سازمان را بهبود دهد.

آموزش کارکنان را جدی بگیرید

شرکت‌های تازه‌تأسیس معمولاً تیم کوچک‌تری دارند. بنابراین، نقش هر فرد در اجرای سیستم اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.

کارکنان باید بدانند چه مسئولیتی دارند، فرایندها چگونه اجرا می‌شوند و برای ثبت یا گزارش اطلاعات چه کاری باید انجام دهند.

ممیزی داخلی انجام دهید

پیش از ممیزی خارجی، سازمان می‌تواند سیستم خود را بررسی کند. این کار به شناسایی نقاط ضعف و مواردی که هنوز با الزامات استاندارد هماهنگ نیستند کمک می‌کند.

در نتیجه، شرکت فرصت دارد مشکلات را پیش از ممیزی نهایی اصلاح کند.

دریافت گواهینامه

پس از اجرای سیستم و آماده‌سازی سازمان، یک نهاد صدور گواهینامه می‌تواند سیستم مدیریت را ممیزی کند. در صورت تأیید انطباق با الزامات استاندارد، گواهینامه صادر می‌شود.

نکته مهم این است که ISO خودش گواهینامه صادر نمی‌کند. صدور گواهینامه توسط نهادهای مستقل انجام می‌شود.

جمع‌بندی

یک شرکت تازه‌تأسیس هم می‌تواند مسیر دریافت ISO را طی کند. انتخاب استاندارد مناسب، طراحی سیستم، آموزش کارکنان، اجرای واقعی و آماده‌سازی برای ممیزی، مراحل مهم این مسیر هستند.

اگر شرکت شما تازه تأسیس شده و نمی‌دانید از کجا شروع کنید، ایزوکیا می‌تواند در انتخاب استاندارد، مشاوره، پیاده‌سازی و آماده‌سازی برای دریافت گواهینامه ISO همراه شما باشد.