ممیزی یکی از مراحل مهم در مسیر دریافت یا حفظ گواهینامه ISO است. سازمان باید پیش از ممیزی، سیستم مدیریتی خود را بررسی کند و مطمئن شود فرایندها در عمل اجرا می‌شوند. ایزوکیا در این مقاله مهم‌ترین اقدامات برای آماده‌سازی سازمان را بررسی می‌کند.

مستندات را بررسی کنید

ابتدا مستندات سیستم مدیریت را مرور کنید. سازمان باید مطمئن شود روش‌ها، دستورالعمل‌ها و فرم‌های مورد استفاده با فعالیت‌های واقعی هماهنگ هستند.

همچنین باید نسخه‌های معتبر مستندات در اختیار افراد مربوط قرار داشته باشند.

کارکنان را آماده کنید

ممیز ممکن است با کارکنان مختلف صحبت کند. بنابراین، کارکنان باید وظایف خود و فرایندهایی را که در آن‌ها فعالیت می‌کنند بشناسند.

لازم نیست کارکنان پاسخ‌های حفظ‌شده ارائه دهند. آن‌ها باید بتوانند درباره فعالیت واقعی خود توضیح دهند.

سوابق را مرتب کنید

سوابق سیستم مدیریت می‌توانند شواهد مهمی برای ممیزی باشند. آموزش، ارزیابی تأمین‌کنندگان، بازرسی‌ها، شکایات مشتریان و اقدامات اصلاحی از جمله مواردی هستند که ممکن است بررسی شوند.

بنابراین، سازمان باید سوابق موردنیاز را منظم و قابل دسترسی نگه دارد.

ممیزی داخلی انجام دهید

پیش از ممیزی خارجی، یک ممیزی داخلی کامل انجام دهید. در این مرحله، فرایندها را مانند یک ممیزی واقعی بررسی کنید.

سپس عدم انطباق‌ها و نقاط ضعف را ثبت و برای آن‌ها اقدام اصلاحی تعریف کنید.

عملکرد فرایندها را بررسی کنید

فقط مستندات را بررسی نکنید. عملکرد واقعی فرایندها نیز اهمیت دارد. سازمان باید شاخص‌های عملکرد خود را بررسی کند و نشان دهد که نتایج فرایندها را ارزیابی می‌کند.

در صورت مشاهده مشکل، علت آن را بررسی و برای اصلاح اقدام کنید.

اقدامات اصلاحی را ببندید

اگر در ممیزی‌های قبلی عدم انطباقی ثبت شده است، وضعیت اقدامات اصلاحی را بررسی کنید. سازمان باید بتواند شواهد مربوط به اصلاح مشکل و جلوگیری از تکرار آن را ارائه دهد.

جمع‌بندی

آمادگی برای ممیزی ISO با مرتب کردن چند پوشه و فرم تمام نمی‌شود. سازمان باید مستندات، کارکنان، سوابق و عملکرد واقعی فرایندها را بررسی کند.

اگر برای آماده‌سازی سازمان جهت ممیزی نیاز به همراهی متخصص دارید، ایزوکیا می‌تواند سیستم شما را بررسی و برای رفع نقاط ضعف کمک کند. ایزوکیا خدمات مشاوره، پیاده‌سازی و آماده‌سازی برای دریافت گواهینامه ISO ارائه می‌دهد.