ممیزی یکی از مراحل مهم در مسیر دریافت یا حفظ گواهینامه ایزو است. سازمان باید پیش از حضور ممیز، سیستم مدیریت خود را بررسی کند و از اجرای درست فرآیندها مطمئن شود.

مستندات را بررسی کنید

اولین مرحله، بررسی مستندات سیستم مدیریت است. سازمان باید مطمئن شود اطلاعات موجود با فرآیندهای واقعی آن هماهنگ هستند.

اسناد قدیمی یا اطلاعات ناقص باید پیش از ممیزی اصلاح شوند.

سوابق را آماده کنید

ممیز برای بررسی اجرای سیستم به شواهد نیاز دارد. بنابراین، سوابق آموزش، ارزیابی‌ها، اقدامات اصلاحی، کنترل فرآیندها و سایر اطلاعات مرتبط باید در دسترس باشند.

ثبت منظم سوابق، پیدا کردن اطلاعات موردنیاز را ساده‌تر می‌کند.

کارکنان را آماده کنید

کارکنان باید بدانند سازمان چه سیستمی را اجرا می‌کند و هر فرد چه مسئولیتی دارد.

البته هدف از آموزش، حفظ کردن متن استاندارد نیست. کارکنان باید بتوانند فعالیت واقعی خود و ارتباط آن با سیستم مدیریت را توضیح دهند.

ممیزی داخلی انجام دهید

ممیزی داخلی فرصتی برای شناسایی مشکلات پیش از ممیزی اصلی است. سازمان می‌تواند فرآیندهای مختلف را بررسی کند و موارد نیازمند اصلاح را شناسایی کند.

پس از آن، اقدامات اصلاحی باید انجام شوند و نتیجه آن‌ها بررسی شود.

وضعیت اقدامات اصلاحی را کنترل کنید

اگر در ارزیابی‌های قبلی مشکلی شناسایی شده است، سازمان باید وضعیت آن را بررسی کند.

اقدام اصلاحی باید به علت مشکل توجه داشته باشد و فقط به رفع ظاهری آن محدود نشود.

مدیران را در جریان قرار دهید

مدیریت ارشد باید از وضعیت سیستم اطلاع داشته باشد. آگاهی مدیران از اهداف، عملکرد و مشکلات سیستم می‌تواند به تصمیم‌گیری بهتر کمک کند.

نقش ایزوکیا در آمادگی ممیزی

ایزوکیا می‌تواند پیش از ممیزی وضعیت سازمان را بررسی کند. مشاوران ایزوکیا می‌توانند مستندات، فرآیندها و شواهد اجرای سیستم را ارزیابی کنند.

همچنین آموزش کارکنان و اصلاح موارد قابل بهبود می‌تواند بخشی از خدمات مشاوره باشد.

جمع‌بندی

آمادگی برای ممیزی ایزو فقط به مرتب کردن مدارک محدود نمی‌شود. سازمان باید اجرای واقعی سیستم، سوابق، آموزش کارکنان و اقدامات اصلاحی را نیز بررسی کند.

اگر سازمان شما برای ممیزی آماده می‌شود، ایزوکیا می‌تواند در ارزیابی سیستم، رفع نواقص و آماده‌سازی برای ممیزی همراه شما باشد.