تعیین دامنه (Scope) سیستم مدیریت کیفیت (QMS) در سازمان‌ها یکی از بخش‌های اساسی است که باید در ابتدای پیاده‌سازی استاندارد ISO 9001:2015 مشخص شود. دامنه QMS به‌طور شفاف حدود و مرزهای سیستم مدیریت کیفیت
سازمان را تعریف می‌کند و به وضوح نشان می‌دهد که کدام بخش‌ها، فرآیندها، محصولات، خدمات و منابع تحت پوشش سیستم مدیریت کیفیت قرار دارند.
—
اهمیت تعیین دامنه سیستم مدیریت کیفیت
۱. شفافیت و تمرکز: با تعیین دامنه، تمامی اعضای سازمان و ذی‌نفعان مشخص می‌کنند که کدام فعالیت‌ها تحت نظارت و کنترل سیستم مدیریت کیفیت قرار دارند.
۲. مستندسازی و ممیزی: دامنه مشخص باعث می‌شود ممیزی‌ها به‌طور دقیق‌تر انجام شود و سازمان بتواند مستندات را به درستی مدیریت کند.
۳. انطباق با استانداردها: تعیین دامنه به‌طور کامل باید با الزامات استاندارد ایزو ۹۰۰۱ هماهنگ باشد.
۴. مدیریت منابع و بهبود مستمر: داشتن دامنه واضح به سازمان کمک می‌کند تا منابع خود را به‌طور مؤثرتر تخصیص دهد و بر روی بخش‌های مهم تمرکز کند.
—
مراحل تعیین دامنه سیستم مدیریت کیفیت
۱. شناسایی فعالیت‌ها و فرآیندهای کلیدی
در این مرحله، سازمان باید فعالیت‌ها، فرآیندها، خدمات و محصولات اصلی خود را شناسایی کند که می‌خواهد تحت پوشش سیستم مدیریت کیفیت قرار دهد. این شامل موارد زیر است:
تولیدات و خدمات اصلی
فرآیندهای داخلی (تولید، طراحی، تحقیق و توسعه، فروش، خدمات پس از فروش)
تأمین‌کنندگان و تأمین منابع
سایت‌ها و مکان‌ها (چندین سایت ممکن است در نظر گرفته شوند)
۲. تحلیل محدودیت‌ها و استثناها
سازمان باید تصمیم بگیرد که چه بخش‌هایی از سیستم یا فعالیت‌ها از دامنه سیستم مدیریت کیفیت مستثنی هستند. این موارد ممکن است شامل:
فعالیت‌های خاصی که برای سازمان غیرضروری هستند یا تحت تأثیر مقررات خاص قرار دارند.
بخش‌های خاصی از محصولات یا خدمات که از لحاظ فنی نمی‌توانند در سیستم مدیریت کیفیت گنجانده شوند.
۳. در نظر گرفتن الزامات قانونی و نظارتی
تعیین دامنه باید با قوانین، مقررات و استانداردهای نظارتی مرتبط با صنعت سازمان هم‌راستا باشد. این موضوع ممکن است شامل مقررات بهداشتی، ایمنی، محیط‌زیست، و سایر الزامات قانونی باشد.
۴. مستندسازی دامنه
دامنه سیستم مدیریت کیفیت باید در یک مستند رسمی تعریف شود که شامل جزئیات زیر باشد:
نام سازمان
بخش‌ها، فرآیندها و محصولات/خدمات تحت پوشش
استثناهای قابل‌ملاحظه یا محدودیت‌ها
مکان‌ها و سایت‌هایی که تحت سیستم مدیریت کیفیت قرار دارند
۵. اطمینان از هم‌راستایی با اهداف استراتژیک سازمان
دامنه باید به‌گونه‌ای تعیین شود که از اهداف کلی سازمان پشتیبانی کند. این به معنای هم‌راستا بودن سیستم مدیریت کیفیت با استراتژی‌های کلی و اهداف تجاری سازمان است.
—
مثال‌هایی از تعیین دامنه
نمونه ۱: شرکت تولیدی
دامنه:
تمامی فرآیندهای تولید محصولات نهایی، انبارداری، خدمات پس از فروش، کنترل کیفیت و تأمین مواد اولیه.
استثنا: طراحی و تحقیق و توسعه در بخش‌های جدید که هنوز تحت ارزیابی قرار دارند.
نمونه ۲: شرکت خدمات مشاوره‌ای
دامنه:
تمامی خدمات مشاوره‌ای ارائه‌شده به مشتریان در صنایع مختلف.
استثنا: پروژه‌های خارج از کشور که در حال حاضر تحت پوشش نیستند.
—
خلاصه‌سازی فرآیند تعیین دامنه
شناسایی فرآیندها، خدمات و محصولات اصلی
بررسی محدودیت‌ها و استثناها
در نظر گرفتن الزامات قانونی و نظارتی
مستندسازی دقیق دامنه
هم‌راستایی با اهداف استراتژیک سازمان
—
نتیجه‌گیری
تعیین دامنه سیستم مدیریت کیفیت نه‌تنها یک الزام برای موفقیت پیاده‌سازی ایزو ۹۰۰۱ است، بلکه یک ابزار کلیدی برای مدیریت منابع، کنترل فرآیندها و انجام ممیزی‌های دقیق به حساب می‌آید.
بدون دیدگاه