ایزو ۱۴۱۵۵ و مستندسازی تجارب | مدیریت دانش صنعتی با مرکز ایزوکیا

وقتی مهندس بازنشسته می‌شود، یک کتابخانه می‌سوزد

در گوشه‌ای از یک پالایشگاه قدیمی، مهندسی با ۳۰ سال تجربه کار می‌کند. او صدای غیرعادی یک کمپرسور را از فاصله ۵۰ متری تشخیص می‌دهد.و او می‌داند که فلان شیر در فلان شرایط آب‌وهوایی یخ می‌زند. او فرمول جادویی راه‌اندازی یک واحد بحرانی پس از توقف اضطراری را در ذهن دارد. اما یک روز، این مهندس بازنشسته می‌شود و سازمان را ترک می‌کند. ناگهان، یک خلأ بزرگ ایجاد می‌شود. این همان “فراموشی سازمانی” است. صنایع فرایندی مثل نفت، گاز، پتروشیمی و فولاد، مملو از این دانش‌های ضمنی و تجربه‌های گران‌بها هستند. مرکز ایزوکیا استاندارد ایزو ۱۴۱۵۵ را “تکنولوژی ضبط حافظه سازمانی” می‌داند. و مرکز ایزوکیا به صنایع کمک می‌کند تا این گنج پنهان را استخراج و ماندگار کنند.

ایزو ۱۴۱۵۵، راهنمای شکار دانش‌های گریزان

ایزو ۱۴۱۵۵ یک استاندارد تخصصی برای “مدیریت پیکره دانش” یا Body of Knowledge در صنایع فرایندی است. این استاندارد به سازمان می‌گوید که چطور دانش‌های فنی و تجربی خود را شناسایی، مستندسازی، اعتبارسنجی و به اشتراک بگذارد. پیکره دانش فقط شامل دستورالعمل‌های رسمی نیست. شامل “ترفندهای عملی”، “درس‌آموخته‌های تلخ”، “راه‌حل‌های خلاقانه” و “الگوهای ذهنی” متخصصان با تجربه نیز می‌شود. این استاندارد یک چارچوب ساختاریافته برای “استخراج” این دانش‌های ضمنی از ذهن خبرگان و “تبدیل” آن‌ها به دانش آشکار و قابل انتقال ارائه می‌دهد. مشاوران مرکز ایزوکیا با تکنیک‌های “مصاحبه ساختاریافته با خبرگان”، این دانش‌های گریزان را شکار می‌کنند.

از ذهن خبره تا یک درس‌آموخته ماندگار

چطور تجربه یک تعمیرات اساسی پیچیده را به یک “درس‌آموخته” تبدیل کنیم؟ ایزو ۱۴۱۵۵ یک فرایند گام‌به‌گام پیشنهاد می‌کند.

•  اول، “شناسایی” دانش بحرانی است. کدام دانش‌ها اگر از دست بروند، سازمان را با ریسک جدی مواجه می‌کنند؟
•  دوم، “استخراج” دانش از ذهن خبره با استفاده از مصاحبه‌های عمیق و مشاهده میدانی.
•  سوم، “مستندسازی” دانش در قالب یک “برگه دانش” یا Knowledge Card استاندارد.این برگه شامل شرح مسئله، راه‌حل، درس‌های آموخته و کاربردهای بالقوه است.
•  چهارم، “اعتبارسنجی” توسط یک کمیته فنی. آیا این دانش درست، کامل و قابل اجراست؟

انبار دانش، نه یک قبرستان دیجیتال

بسیاری از سازمان‌ها یک “پایگاه داده درس‌آموخته‌ها” دارند. اما این پایگاه داده، به یک “قبرستان دیجیتال” تبدیل شده است. پرونده‌های PDF بی‌شماری که هیچ‌کس آن‌ها را نمی‌خواند. ایزو ۱۴۱۵۵ بر “قابلیت استفاده و بازیابی” دانش تأکید دارد. دانش مستندشده باید به راحتی قابل جستجو باشد. باید با کلمات کلیدی، برچسب‌ها و دسته‌بندی‌های مناسب سازماندهی شود. مهم‌تر از همه، دانش باید در “لحظه نیاز” در دسترس باشد. یک اپراتور که در نیمه‌شب با یک آلارم بحرانی مواجه می‌شود، باید بتواند در چند ثانیه درس‌آموخته‌های مرتبط را پیدا کند. مرکز ایزوکیا سیستم‌های “مدیریت دانش عملیاتی” با قابلیت جستجوی هوشمند طراحی می‌کند.

فرهنگ تسهیم، چسب نامرئی سیستم

ابزارها و فرایندها لازم‌اند، اما کافی نیستند. اگر “فرهنگ تسهیم دانش” در سازمان وجود نداشته باشد، ایزو ۱۴۱۵۵ نیز شکست می‌خورد. در بسیاری از سازمان‌ها، دانش “قدرت” است. افراد می‌ترسند با به اشتراک‌گذاری دانسته‌هایشان، امنیت شغلی خود را از دست بدهند. این فرهنگ سمی باید تغییر کند. باید “تسهیم‌کنندگان دانش” را تشویق و تقدیر کرد. باید داستان‌های موفقیت‌آمیز ناشی از استفاده از درس‌آموخته‌ها را در سازمان منتشر نمود. مدیران ارشد باید خودشان الگوی تسهیم دانش باشند. مرکز ایزوکیا برنامه‌های “تغییر فرهنگ دانشی” را اجرا می‌کند.

جمع‌بندی

در صنایع فرایندی، یک دقیقه توقف تولید می‌تواند میلیاردها تومان ضرر داشته باشد. تجربه‌ای که از یک توقف قبلی آموخته شده، می‌تواند از تکرار آن جلوگیری کند. این یعنی دانش، مستقیماً به پول تبدیل می‌شود. استاندارد ایزو ۱۴۱۵۵ به شما کمک می‌کند تا این دارایی نامشهود اما بسیار ارزشمند را مدیریت کنید. مرکز ایزوکیا با تخصص در مدیریت دانش صنعتی، آماده است تا از سوختن کتابخانه‌های تجربه در سازمان شما جلوگیری کند. برای ماندگار کردن دانش خبرگانتان با مرکز ایزوکیا تماس بگیرید.