پس از اینکه بافت سازمان را شناختید، تعهد مدیریت را جلب کردید و برای اهداف و ریسکها برنامهریزی نمودید، نوبت به تامین ابزارها و زیرساختهای لازم برای اجرای کارها میرسد. استاندارد ایزو ۹۰۰۱ در بند ۷ بر روی «پشتیبانی» تمرکز میکند؛ یعنی تمام آنچه برای به حرکت درآوردن چرخهای سازمان به آن نیاز دارید. مرکز ایزوکیا، بررسی این بند کلیدی را برای تامین بهینه منابع، ارتقای مهارت پرسنل و یکپارچگی زیرساختهای سازمان ضروری میداند.
زیربندهای بند ۷ دقیقاً چه چیزی را بررسی میکنند؟
این بند به پنج حوزه حیاتی تقسیم میشود که موتور محرک بخشهای اجرایی سازمان هستند:
-
منابع (ISO 9001: 7.1):
-
سازمان باید منابع لازم برای استقرار، حفظ و بهبود سیستم کیفیت را فراهم کند. این منابع شامل سه دسته اصلی است:
-
منابع انسانی: تامین نیروی متخصص و شایسته.
-
زیرساختها: ساختمانها، تجهیزات، سختافزار، نرمافزار و وسایل حملونقل.
-
محیط کار: شرایط فیزیکی و اجتماعی محیط کار (مانند دما، نور، ایمنی و آرامش روانی محیط برای انجام صحیح کار).
-
-
-
شایستگی (ISO 9001: 7.2):
-
کارکنان سازمان باید بر اساس آموزش، تحصیلات یا تجربه، صلاحیت لازم را برای انجام وظایف محوله داشته باشند. سازمان موظف است نیازهای آموزشی پرسنل را شناسایی کرده، دورههای لازم را برگزار کند و اثربخشی این آموزشها را بسنجد.
-
-
آگاهی (ISO 9001: 7.3):
-
پرسنل سازمان نباید صرفاً مجری بیاراده دستورالعملها باشند؛ بلکه باید بدانند خطمشی کیفیت چیست، چه نقشی در دستیابی به اهداف کیفیت دارند و سرپیچی از فرآیندها چه عواقبی برای سازمان به دنبال خواهد داشت.
-
-
ارتباطات (ISO 9001: 7.4):
-
سازوکار ارتباطات داخلی و خارجی سازمان (اینکه چه چیزی، چه زمانی، با چه کسی و چگونه باید درمیان گذاشته شود) باید به روشنی تعریف شود تا اطلاعات حیاتی کیفیت به موقع به دست افراد برسد.
-
-
اطلاعات مدون (ISO 9001: 7.5):
-
این بخش همان چیزی است که قبلاً به عنوان «مستندات و سوابق» شناخته میشد. سازمان باید روشی برای ایجاد، بهروزرسانی و کنترل اسناد (دستورالعملها، فرمها و روشهای اجرایی) داشته باشد تا هیچکس از نسخه قدیمی یا نامعتبر فرمها استفاده نکند.
-
نقش مدیریت ارشد در پیادهسازی بند ۷
مدیریت ارشد در این بند نقش تامینکننده اصلی منابع را به عهده دارد. مدیران باید بودجه لازم برای خرید تجهیزات مناسب، برگزاری دورههای آموزشی پرسنل و بهروزرسانی زیرساختهای فناوری اطلاعات را تخصیص دهند و نظارت کنند که فرآیند کنترل مستندات به درستی در شرکت اجرا شود.
چرا بند ۷ برای سازمان شما حیاتی است؟
بهترین برنامهریزیها و اهداف استراتژیک بدون داشتن نیروی انسانی ماهر، ابزار مناسب و دستورالعملهای شفاف روی کاغذ باقی میمانند. بند ۷ به سازمان انضباط عملیاتی میبخشد و تضمین میکند که پرسنل با دانش و ابزار کافی به سمت اهداف حرکت میکنند. به همین دلیل، مرکز ایزوکیا استقرار دقیق این بند را برای پایداری فرآیندهای اجرایی الزامی میداند.
مزایای بهکارگیری اثربخش بند ۷ برای سازمان شما
پیادهسازی اصولی بخش پشتیبانی و منابع به شما کمک میکند تا:
-
با ارتقای شایستگی و آموزش پرسنل، خطاهای انسانی در انجام کارها را به شدت کاهش دهید.
-
زیرساختها، محیط کار و تجهیزات سازمان را همیشه در بهترین و آمادهترین وضعیت نگه دارید.
-
با کنترل دقیق اطلاعات مدون، از سردرگمی پرسنل بین نسخههای مختلف فرمها و دستورالعملها جلوگیری کنید.
-
ارتباطات درونسازمانی را شفافتر و سریعتر سازید.
جمعبندی
بند ۷ به ما میگوید که برای اجرای یک کار باکیفیت، به آدمهای بااراده و آموزشدیده، ابزار سالم، محیط مناسب و دستورالعملهای روشن نیاز داریم. اگر مجموعه شما بهدنبال مشاورههای تخصصی برای مدیریت منابع، مستندسازی و ارتقای شایستگی پرسنل است، مرکز ایزوکیا آماده همراهی شماست. همین امروز برای دریافت مشاوره تخصصی با کارشناسان ما در مرکز ایزوکیا تماس بگیرید.
بدون دیدگاه