مستندسازی سیستم 5S یکی از مهمترین اقدامات برای انطباق با الزامات ایزو است؛ بهویژه برای استانداردهایی مانند ایزو ۹۰۰۱ (مدیریت کیفیت)، که تأکید زیادی بر مستندسازی فرآیندها، رویهها و سوابق دارد. اگرچه 5S در ذات خود یک سیستم اجرایی و بصری است، اما برای اینکه بتوان آن را با ایزو منطبق کرد و نتایج آن را حفظ و ممیزی کرد، مستندسازی دقیق ضروری است.
در ادامه، مراحل و اجزای کلیدی مستندسازی سیستم 5S برای انطباق با ایزو ارائه میشود:
—
✅ ۱. سیاست و هدفگذاری مرتبط با 5S
تدوین بیانیه اهداف 5S (مثلاً: “بهبود بهرهوری از طریق ساماندهی محیط کار با رویکرد 5S”)
همراستایی این اهداف با اهداف کیفیتی یا محیطزیستی سازمان در چارچوب ایزو
ثبت در قالب خطمشی کیفیت یا برنامه عملیاتی سالانه
—
✅ ۲. تعریف فرآیند 5S
مستندسازی مراحل اجرای 5S بهصورت یک فرآیند رسمی:
مرحله مستند مربوطه
Seiri (تفکیک) دستورالعمل شناسایی و حذف اقلام غیرضروری
**Seiton (نظمدهی) روش چیدمان ابزارها، نامگذاری فایلها، کدگذاری
Seiso (پاکسازی) برنامه نظافت دورهای، چکلیستهای نظافت
Seiketsu (استانداردسازی) روشهای استانداردکاری، فرمها، راهنمای تصویری
Shitsuke (انضباط) برنامه آموزش، جلسات انگیزشی، معیارهای ارزیابی انضباط
—
✅ ۳. تدوین دستورالعملها و روشهای اجرایی
روش اجرایی 5S بهعنوان یک سند رسمی در سیستم مدیریت کیفیت
دستورالعملهای کاری برای هر واحد (مثلاً چیدمان میز کار، بایگانی، مدیریت فایلها)
فرمهای کنترل و ارزیابی (مثل فرم ارزیابی 5S ماهانه)
—
✅ ۴. تهیه چکلیستهای بازبینی و ارزیابی
چکلیستهای دورهای برای ارزیابی میزان اجرای اصول 5S در هر بخش
تعریف شاخصهایی مانند: “وضعیت پاکیزگی”، “نظم میز کار”، “بایگانی اسناد”، “نظافت کامپیوترها”
استفاده از سیستم امتیازدهی و پیگیری اقدامات اصلاحی
—
✅ ۵. مستندات مربوط به آموزش و فرهنگسازی
برنامه آموزشی برای کارکنان جدید و فعلی در مورد اصول 5S
سوابق حضور در جلسات آموزشی 5S
پوسترها، بروشورها و تابلوهای آموزشی (بهعنوان مستندات پشتیبان فرهنگی)
—
✅ ۶. ثبت سوابق (Records)
فرمهای ارزیابی و نمرهدهی بخشها
گزارشهای ممیزی داخلی 5S
سوابق اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه مرتبط با 5S
ثبت نتایج برنامههای انگیزشی یا رقابتهای درونسازمانی 5S
—
✅ ۷. همسویی مستندات با الزامات ایزو
در مستندسازی باید به همراستایی با الزامات زیر توجه شود:
الزام ایزو ۹۰۰۱ ارتباط با 5S
بند ۷.۱.۴ – محیط برای اجرای فرآیندها بهبود محیط فیزیکی کار از طریق 5S
*بند ۷.۵ – مستندسازی اطلاعات مستندات و سوابق 5S باید نگهداری شوند
بند ۹.۱ – پایش، اندازهگیری و تحلیل ارزیابیهای دورهای 5S با چکلیستها
بند ۱۰ – بهبود اقدامات اصلاحی حاصل از ارزیابیهای 5S
—
✅ نتیجهگیری:
برای انطباق سیستم 5S با ایزو، مستندسازی باید بهگونهای انجام شود که ساختار، تکرارپذیری و قابلیت ممیزی فعالیتها را تضمین کند. این مستندسازی ضمن تقویت اثربخشی 5S، به سازمان کمک میکند تا در ممیزیهای داخلی و خارجی ایزو، عملکرد شفاف و قابل دفاعی ارائه دهد.
بدون دیدگاه