پیشبرد یک پروژه فقط به انجامدادن وظایف و تحویل نهایی آن محدود نمیشود. هر پروژه به برنامهریزی، مدیریت منابع، کنترل ریسک و ارتباط مؤثر میان اعضای تیم نیاز دارد. ISO 21502 نیز مجموعهای از راهنماییهای عمومی برای مدیریت پروژه ارائه میکند و برای انواع سازمانها و پروژهها کاربرد دارد.
اگر پروژه بدون برنامه مشخص شروع شود، احتمال تأخیر، افزایش هزینه و ایجاد اختلاف میان اعضای تیم بیشتر میشود. رعایت چند نکته ساده میتواند مسیر اجرای پروژه را منظمتر و قابلکنترلتر کند.
۱. هدف پروژه را از ابتدا مشخص کنید
پروژه باید هدفی روشن و قابلاندازهگیری داشته باشد. پیش از شروع، مشخص کنید پروژه دقیقاً چه نتیجهای باید ایجاد کند و معیار موفقیت آن چیست.
همچنین باید محدوده پروژه را مشخص کنید. اعضای تیم باید بدانند چه فعالیتهایی در پروژه قرار میگیرند و چه فعالیتهایی خارج از محدوده هستند. این کار از تغییرات بیبرنامه در ادامه پروژه جلوگیری میکند.
۲. برنامه اجرایی داشته باشید
بعد از تعیین هدف، فعالیتهای اصلی پروژه را مشخص کنید. سپس وظایف را به بخشهای کوچکتر تقسیم کنید و برای هر فعالیت زمان، مسئول و خروجی مورد انتظار تعیین کنید.
یک برنامه مناسب کمک میکند پیشرفت پروژه را با وضعیت واقعی مقایسه کنید. ISO 21502 نیز بر استفاده از روشها و رویههای مناسب برای مدیریت پروژه تأکید دارد.
۳. مسئولیتها را دقیق تقسیم کنید
وقتی مسئولیتها مشخص نباشند، بعضی فعالیتها ممکن است بدون متولی باقی بمانند یا چند نفر یک کار را تکرار کنند.
برای هر فعالیت، مسئول مشخص کنید و انتظارات مربوط به خروجی را توضیح دهید. این شفافیت باعث میشود اعضای تیم بدانند چه کاری را، در چه زمانی و با چه کیفیتی باید انجام دهند.
۴. ریسکهای پروژه را زود شناسایی کنید
هر پروژه با ریسکهایی مانند کمبود منابع، تأخیر تأمینکنندگان، افزایش هزینه، مشکلات فنی یا تغییر نیازهای مشتری روبهرو میشود.
بهتر است قبل از وقوع مشکل، ریسکهای مهم را شناسایی و احتمال و اثر آنها را بررسی کنید. مدیریت ریسک به سازمان کمک میکند برای تهدیدهای احتمالی پاسخ مناسبی آماده کند.
تهیه یک فهرست ریسک و بهروزرسانی مداوم آن نیز میتواند کنترل پروژه را سادهتر کند.
۵. ارتباط با ذینفعان را جدی بگیرید
ارتباط ضعیف یکی از عواملی است که میتواند اجرای پروژه را دشوار کند. مدیر پروژه باید مشخص کند چه افرادی به اطلاعات پروژه نیاز دارند، چه اطلاعاتی باید دریافت کنند و این اطلاعات را در چه زمانی دریافت کنند.
برنامه ارتباطی باید با نیاز ذینفعان هماهنگ باشد. PMI نیز بر ارتباط منظم و متناسب با نیاز گروههای مختلف ذینفعان تأکید کرده است.
۶. پیشرفت پروژه را مرتب بررسی کنید
شروع خوب پروژه بهتنهایی کافی نیست. باید در طول اجرا، زمانبندی، هزینه، کیفیت و میزان پیشرفت فعالیتها را بررسی کنید.
اگر انحرافی از برنامه مشاهده شد، علت آن را پیدا کنید و اقدام اصلاحی مناسب انجام دهید. بررسی منظم باعث میشود مشکلات کوچک پیش از تبدیلشدن به بحران شناسایی شوند.
۷. تغییرات را بدون کنترل وارد پروژه نکنید
گاهی مشتری یا اعضای تیم در طول پروژه درخواست تغییر میدهند. هر تغییر میتواند روی زمان، هزینه، منابع و کیفیت اثر بگذارد.
به همین دلیل، تغییرات باید بررسی و مستند شوند. سپس تأثیر آنها بر برنامه پروژه مشخص شود و درباره اجرای آن تصمیمگیری شود. PMI نیز ایجاد یک سیستم کنترل تغییر از مراحل ابتدایی پروژه را توصیه میکند.
نقش استانداردها در مدیریت بهتر پروژه
استفاده از روشهای ساختاریافته میتواند به سازمان کمک کند پروژهها را منظمتر مدیریت کند. ISO 21502 برای مدیریت پروژه راهنمایی ارائه میدهد و سازمانها میتوانند متناسب با نوع پروژه و شرایط خود از آن استفاده کنند.
در کنار آن، استفاده از استانداردهای مرتبط با کیفیت، ریسک، ایمنی یا محیط زیست میتواند به مدیریت جنبههای مختلف پروژه کمک کند.
جمعبندی
پیشبرد موفق پروژه به یک عامل وابسته نیست. تعیین هدف، برنامهریزی دقیق، تقسیم مسئولیت، مدیریت ریسک، ارتباط مؤثر، کنترل پیشرفت و مدیریت تغییرات، بخشهای مهم این مسیر هستند.
سازمانی که پروژههای خود را با فرآیندهای مشخص و قابلکنترل مدیریت کند، بهتر میتواند منابع و زمان را مدیریت کند و به اهداف پروژه نزدیک شود. ایزوکیا میتواند در مسیر طراحی و بهبود سیستمهای مدیریتی و انتخاب استانداردهای متناسب با نیاز سازمان، همراه شما باشد.
بدون دیدگاه