دریافت ISO زمانی ارزشمند است که سازمان مسیر استانداردسازی را متناسب با نیاز خود انتخاب کند. با این حال، برخی اشتباهها میتوانند هزینه و زمان سازمان را افزایش دهند. بنابراین، بهتر است قبل از شروع فرآیند دریافت ISO، این اشتباهات را بشناسید.
۱. انتخاب استاندارد بدون بررسی نیاز
اولین اشتباه، انتخاب یک استاندارد بدون بررسی نیاز واقعی سازمان است. هر کسبوکاری به همه استانداردهای ISO نیاز ندارد. بنابراین، سازمان باید ابتدا هدف خود را مشخص کند و سپس استاندارد مناسب را انتخاب کند.
۲. توجه صرف به قیمت
قیمت یکی از عوامل مهم در انتخاب خدمات ISO است. با این حال، پایینترین قیمت همیشه بهترین انتخاب نیست. علاوه بر قیمت، کیفیت خدمات، اعتبار مسیر صدور و میزان پشتیبانی را نیز باید بررسی کرد.
۳. انتخاب عجولانه شرکت صادرکننده
شرکت صادرکننده گواهینامه نقش مهمی در اعتبار آن دارد. به همین دلیل، نباید فقط بر اساس تبلیغات یا پیشنهاد قیمت تصمیم گرفت. در مقابل، بررسی سابقه، شرایط صدور و وضعیت اعتباربخشی شرکت میتواند تصمیمگیری را مطمئنتر کند.
۴. بیتوجهی به دامنه گواهینامه
دامنه گواهینامه باید با فعالیت واقعی سازمان هماهنگ باشد. برای مثال، اگر دامنه گواهینامه ارتباطی با فعالیت اصلی شرکت نداشته باشد، ارزش عملی آن کاهش پیدا میکند. بنابراین، پیش از صدور ISO باید دامنه فعالیت بهدقت مشخص شود.
۵. دریافت گواهینامه بدون اجرای سیستم
یکی از اشتباهات رایج، تمرکز فقط بر دریافت گواهینامه است. در حالی که هدف اصلی ISO باید ایجاد و اجرای یک سیستم مدیریتی مناسب باشد. در نتیجه، سازمان باید الزامات استاندارد را در فرآیندهای واقعی خود اجرا کند.
۶. نادیده گرفتن الزامات مشتری
گاهی سازمان برای همکاری با یک مشتری یا شرکت در یک مناقصه به گواهینامه ISO نیاز دارد. با این حال، ممکن است مشتری شرایط خاصی برای گواهینامه تعیین کرده باشد. بنابراین، بهتر است قبل از اقدام، الزامات قرارداد یا مناقصه بهدقت بررسی شود.
۷. آمادهسازی مستندات بدون توجه به واقعیت سازمان
مستندات ISO باید با فعالیت واقعی سازمان هماهنگ باشند. اگر شرکت صرفاً از مستندات آماده و نامرتبط استفاده کند، اجرای سیستم دشوار خواهد شد. بنابراین، فرآیندها باید بر اساس شرایط واقعی سازمان طراحی شوند.
۸. حذف آموزش کارکنان
کارکنان نقش مهمی در اجرای سیستم مدیریتی دارند. به همین دلیل، نمیتوان آموزش را نادیده گرفت. علاوه بر این، کارکنان باید بدانند چه مسئولیتی دارند و فرآیندهای جدید چگونه اجرا میشوند.
۹. بیتوجهی به ممیزی
ممیزی یکی از بخشهای مهم فرآیند ارزیابی سیستم مدیریتی است. با این حال، بعضی سازمانها آن را فقط یک مرحله تشریفاتی در نظر میگیرند. در حالی که ممیزی میتواند نقاط ضعف سیستم را مشخص کند. بنابراین، سازمان باید با آمادگی مناسب وارد این مرحله شود.
۱۰. تصور اینکه گواهینامه پایان کار است
دریافت گواهینامه ISO پایان مسیر نیست. بلکه سازمان باید پس از دریافت آن نیز سیستم مدیریتی خود را حفظ و بهبود دهد. علاوه بر این، بررسی مستمر عملکرد و اصلاح مشکلات میتواند ارزش واقعی استاندارد را افزایش دهد.
نقش ایزوکیا در جلوگیری از اشتباهات
انتخاب مسیر مناسب میتواند بسیاری از مشکلات هنگام دریافت ISO را کاهش دهد. ایزوکیا میتواند به سازمان کمک کند استاندارد مناسب را انتخاب کند، فرآیندهای مورد نیاز را بشناسد و برای ارزیابی آماده شود.
همچنین، مشاوره صحیح باعث میشود سازمان فقط به دریافت یک گواهینامه فکر نکند. در عوض، میتواند سیستمی متناسب با فعالیت خود ایجاد کند و از مزایای استانداردسازی در بلندمدت استفاده کند.
جمعبندی
دریافت ISO بدون برنامهریزی میتواند باعث اتلاف زمان و هزینه شود. با این حال، شناخت اشتباهات رایج و انتخاب مسیر درست میتواند این ریسکها را کاهش دهد.
بنابراین، پیش از دریافت گواهینامه، نیاز سازمان، استاندارد مناسب، شرکت صادرکننده، دامنه گواهینامه و الزامات مشتری را بررسی کنید. در نهایت، اگر برای انتخاب استاندارد یا اجرای سیستم مدیریتی به مشاوره نیاز دارید، ایزوکیا میتواند در تمام مراحل مسیر استانداردسازی همراه شما باشد.
بدون دیدگاه