ممیزی یکی از مراحل مهم بررسی سیستم مدیریت است. سازمان باید بتواند نشان دهد الزامات استاندارد موردنظر را در فعالیت‌های خود اجرا می‌کند. بعضی اشتباهات می‌توانند باعث ثبت عدم انطباق شوند و روند دریافت یا حفظ گواهینامه را تحت تأثیر قرار دهند.

۱. اجرای نکردن فرآیندهای تعریف‌شده

اگر کارکنان روش‌های تعیین‌شده را اجرا نکنند، میان مستندات و فعالیت واقعی سازمان تفاوت ایجاد می‌شود.

ممیز معمولاً به شواهد اجرای فرآیندها توجه می‌کند. بنابراین، سازمان باید سیستم را در فعالیت‌های روزمره خود اجرا کند.

۲. مستندات ناقص یا قدیمی

اطلاعات ثبت‌شده باید با وضعیت واقعی سازمان هماهنگ باشند. تغییر فرآیندها بدون به‌روزرسانی مستندات می‌تواند مشکل ایجاد کند.

به همین دلیل، سازمان باید اسناد و سوابق خود را به شکل منظم بررسی کند.

۳. آموزش ناکافی کارکنان

کارکنان باید وظایف و مسئولیت‌های مرتبط با سیستم مدیریت را بشناسند. اگر افراد از روش‌های کاری خود اطلاع نداشته باشند، اجرای سیستم با مشکل مواجه می‌شود.

آموزش مناسب می‌تواند این ریسک را کاهش دهد.

۴. انجام ندادن ممیزی داخلی

ممیزی داخلی به سازمان فرصت می‌دهد پیش از ممیزی اصلی، مشکلات خود را شناسایی کند.

اگر سازمان این مرحله را جدی نگیرد، ممکن است برخی عدم انطباق‌ها برای نخستین بار در ممیزی خارجی مشخص شوند.

۵. بی‌توجهی به اقدامات اصلاحی

وقتی مشکلی شناسایی می‌شود، سازمان باید علت آن را بررسی و اقدام مناسب انجام دهد.

بستن یک مشکل بدون بررسی علت اصلی، احتمال تکرار آن را افزایش می‌دهد.

۶. نبود شواهد کافی

تنها گفتن اینکه یک فرآیند انجام می‌شود کافی نیست. سازمان باید سوابق و شواهد لازم برای اثبات اجرای فعالیت‌ها را داشته باشد.

ثبت مناسب اطلاعات می‌تواند فرآیند ممیزی را ساده‌تر کند.

۷. آماده‌سازی ضعیف پیش از ممیزی

سازمان باید پیش از ممیزی وضعیت سیستم خود را بررسی کند. کنترل مستندات، سوابق، آموزش‌ها و اقدامات اصلاحی می‌تواند آمادگی شرکت را افزایش دهد.

نقش ایزوکیا

ایزوکیا می‌تواند وضعیت سیستم مدیریت سازمان را پیش از ممیزی بررسی کند. مشاوران این مجموعه می‌توانند در شناسایی عدم انطباق‌ها، اصلاح فرآیندها و آماده‌سازی کارکنان همراه شرکت باشند.

جمع‌بندی

بسیاری از مشکلات ممیزی به اجرای ناقص سیستم، مستندات نامناسب، آموزش ناکافی یا آماده‌سازی ضعیف مربوط می‌شوند. بنابراین، سازمان باید پیش از ممیزی وضعیت واقعی سیستم خود را بررسی کند.

ایزوکیا می‌تواند در پیاده‌سازی ایزو و آماده‌سازی سازمان برای ممیزی به شما کمک کند.