ممیزی، قلب تپنده هر سیستم مدیریت ایزو است. در واقع، بدون ممیزی منظم، هیچ سازمانی نمیتواند از انطباق واقعی خود با استاندارد مطمئن شود. با این حال، بسیاری از مدیران، تفاوت انواع ممیزی را نمیدانند. به همین دلیل، مرکز ایزوکیا در این مقاله، سه نوع اصلی ممیزی را برای شما توضیح میدهد.
ممیزی داخلی چیست؟
ممیزی داخلی، نخستین و پایهایترین نوع ممیزی است. در این نوع، کارکنان خود سازمان، عملکرد سیستم مدیریتی را ارزیابی میکنند. البته، ممیزان داخلی نباید بخش تحت ممیزی خود را ارزیابی کنند؛ در واقع، بیطرفی، شرط اصلی این فرآیند است. همچنین، استاندارد ایزو ۹۰۰۱ ممیزی داخلی را بهطور منظم، معمولاً سالانه، الزامی میداند. علاوه بر این، ممیزی داخلی، سازمان را برای ممیزیهای خارجی آماده میکند. مرکز ایزوکیا، به مشتریان خود توصیه میکند این ممیزیها را جدی بگیرند، زیرا نتایج آن، مستقیماً وارد بازنگری مدیریت میشود.
ممیزی خارجی و مرحله صدور گواهینامه
برخلاف ممیزی داخلی، ممیزی خارجی توسط یک نهاد صدور گواهینامه مستقل انجام میشود. این ممیزی، معمولاً در دو مرحله برگزار میشود. نخست، مرحله یک، بررسی مستندات و آمادگی کلی سازمان است. سپس، مرحله دو، بازدید میدانی و بررسی اجرای واقعی سیستم مدیریتی است. اگر سازمان هر دو مرحله را با موفقیت پشت سر بگذارد، گواهینامه ایزو صادر میشود. مرکز ایزوکیا، خدمات ممیزی خارجی خود را دقیقاً بر اساس همین دو مرحله ارائه میدهد.
ممیزی مراقبتی چیست؟
پس از دریافت گواهینامه، کار سازمان تمام نمیشود. در واقع، گواهینامه ایزو معمولاً برای سه سال معتبر است، اما نهاد صادرکننده، هر سال یک ممیزی مراقبتی انجام میدهد. هدف این ممیزی، اطمینان از تداوم انطباق سازمان با الزامات استاندارد است. به همین دلیل، اگر سازمانی سیستم مدیریتی خود را رها کند، ممکن است در ممیزی مراقبتی، عدم انطباق دریافت کند و حتی گواهینامهاش به خطر بیفتد. مرکز ایزوکیا، برنامهریزی ممیزیهای مراقبتی مشتریان خود را از قبل مدیریت میکند تا از هرگونه غافلگیری جلوگیری شود.
ممیزی تمدید گواهینامه
در پایان دوره سهساله، سازمان باید یک ممیزی تمدید (Recertification Audit) را پشت سر بگذارد. این ممیزی، عمیقتر از ممیزیهای مراقبتی است و کل سیستم مدیریتی را دوباره بررسی میکند. در صورت موفقیت، گواهینامه، برای سه سال دیگر تمدید میشود.
تفاوت ممیزی طرف اول، دوم و سوم
جالب است بدانید که ممیزیها، از منظر دیگری نیز دستهبندی میشوند. ممیزی طرف اول، همان ممیزی داخلی سازمان است. ممیزی طرف دوم، زمانی رخ میدهد که یک مشتری یا شریک تجاری، تأمینکننده خود را ممیزی میکند. در نهایت، ممیزی طرف سوم، توسط یک نهاد مستقل، مانند مرکز ایزوکیا، برای صدور یا تمدید گواهینامه انجام میشود.
چرا شناخت این تفاوتها اهمیت دارد؟
بسیاری از سازمانها، ممیزی را صرفاً یک الزام اداری میدانند. با این حال، ممیزیهای منظم، در واقع، فرصتی برای شناسایی ریسکها و بهبود فرآیندها هستند. بنابراین، سازمانهایی که این فرآیند را جدی میگیرند، معمولاً کارایی بالاتر و نرخ عدم انطباق پایینتری دارند.
جمعبندی
در نهایت، ممیزی داخلی، خارجی و مراقبتی، هر یک نقش متفاوتی در چرخه حیات یک گواهینامه ایزو دارند. شناخت این تفاوتها، به سازمان کمک میکند مسیر خود را بهتر برنامهریزی کند. بنابراین، اگر سازمان شما آماده ممیزی است یا به دنبال دریافت گواهینامه جدید است، مرکز ایزوکیا آماده همراهی شماست. همین امروز، برای مشاوره تخصصی، با مرکز ایزوکیا تماس بگیرید.
بدون دیدگاه