ایزو و مدیریت بحران | درس‌های کرونا برای تاب‌آوری با مرکز ایزوکیا

ویروسی که سیستم‌های مدیریتی را به چالش کشید

زمستان ۲۰۱۹ بود. جهان با خبری مبهم روبرو شد. چند ماه بعد، این خبر به یک بحران تمام‌عیار جهانی تبدیل گشت. پاندمی کرونا همه چیز را زیر و رو کرد. زنجیره‌های تأمین جهانی فرو پاشیدند. کارخانه‌ها تعطیل شدند. کارمندان به خانه‌ها پناه بردند. در این میان، یک پرسش حیاتی مطرح شد: کدام سازمان‌ها زنده می‌مانند؟ پاسخ محققان شگفت‌انگیز بود. سازمان‌های دارای سیستم‌های مدیریت مبتنی بر ایزو، عملکرد بهتری داشتند. مرکز ایزوکیا این بحران را یک کلاس درس بزرگ برای تمام مدیران ایرانی می‌داند. مرکز ایزوکیا در این مقاله، درس‌آموخته‌های آن دوران را با شما به اشتراک می‌گذارد.

تفکر مبتنی بر ریسک، واکسن سازمانی شماست

کرونا ثابت کرد که بحران‌ها خبر نمی‌کنند. آن‌ها ناگهان از راه می‌رسند. سازمان‌هایی که قبل از بحران، تفکر مبتنی بر ریسک را در ایزو ۹۰۰۱:۲۰۱۵ جدی گرفته بودند، یک قدم جلوتر بودند. این سازمان‌ها از قبل سناریوهای مختلف را بررسی کرده بودند. آن‌ها برنامه‌های واکنش اضطراری آماده داشتند. آن‌ها سریع‌تر از رقبا وارد عمل شدند. مشاوران مرکز ایزوکیا در همان روزهای اول قرنطینه، به مشتریان خود کمک کردند. ما سناریوهای جدید را تحلیل کردیم. پس ما فرایندهای دورکاری را با الزامات ایزو هم‌راستا ساختیم. ما نگذاشتیم سیستم کیفیت در این طوفان از هم بپاشد.

ایزو ۲۲۳۰۱، ستون فقرات تداوم کسب‌وکار

بسیاری از مدیران برای اولین بار نام “تداوم کسب‌وکار” را در دوران کرونا شنیدند. اما این مفهوم سال‌ها قبل در استاندارد ایزو ۲۲۳۰۱ تدوین شده بود. این استاندارد دقیقاً به شما می‌گوید چطور در بحران به فعالیت ادامه دهید. چطور از کارکنان کلیدی محافظت کنید. چطور زنجیره تأمین جایگزین پیدا کنید. سازمان‌های دارنده این گواهینامه، کمترین آسیب را دیدند. مرکز ایزوکیا پس از کرونا، استقبال بی‌سابقه‌ای از آموزش‌های ایزو ۲۲۳۰۱ را تجربه کرد. مدیران ایرانی فهمیده بودند که تداوم کسب‌وکار یک تجمل نیست. این یک ضرورت برای بقاست.

مدیریت دانش، حافظه سازمان در روزهای فراموشی

در اوج پاندمی، بسیاری از کارکنان باتجربه به کرونا مبتلا شدند. برخی از سازمان‌ها برای همیشه آن‌ها را از دست دادند. یک سوال دردناک پیش آمد: دانش این افراد کجاست؟ سازمان‌هایی که الزام مدیریت دانش در ایزو ۹۰۰۱ را جدی گرفته بودند، پاسخ این سوال را می‌دانستند. آن‌ها دانش کلیدی را مستند و در سیستم به اشتراک گذاشته بودند. افراد جدید توانستند سریع‌تر جایگزین شوند. تیم مشاوره مرکز ایزوکیا در دوران پساکرونا، پروژه‌های ویژه “ثبت دانش بحران” را اجرا کرد. ما از سازمان‌ها خواستیم درس‌های این دوران سخت را برای نسل‌های بعدی ثبت کنند.

فرهنگ چابکی، هدیه پنهان ایزو به سازمان شما

بوروکراسی و قوانین دست‌وپاگیر، اولین قربانیان یک بحران واقعی هستند. در دوران کرونا، سازمان‌ها مجبور شدند سریع تصمیم بگیرند. آن‌ها مجبور شدند قوانین کهنه را دور بریزند. سازمان‌های دارای ایزو، یک مزیت بزرگ داشتند. سیستم مدیریت کیفیت آن‌ها منعطف بود، نه خشک. آن‌ها فهمیده بودند که ایزو یعنی بهبود مستمر، نه پیروی کورکورانه از رویه‌ها. مرکز ایزوکیا در آموزش‌های خود، بر این چابکی تأکید ویژه دارد. ما به سازمان‌ها یاد می‌دهیم که چطور یک سیستم منضبط اما چابک بسازند. سیستمی که در بحران خم شود، اما نشکند.

ارتباطات بحران، آزمون بزرگ رهبری

در بحران کرونا، شایعات از خودِ ویروس هم سریع‌تر پخش می‌شدند. کارکنان مضطرب بودند. مشتریان سردرگم. تأمین‌کنندگان نگران. سازمان‌هایی موفق بودند که یک سیستم ارتباطات شفاف و سریع داشتند. استانداردهای ایزو بر اهمیت ارتباطات داخلی و خارجی تأکید دارند. رهبران این سازمان‌ها به طور منظم با تیم‌های خود صحبت می‌کردند. آن‌ها اطلاعات درست را به موقع می‌رساندند. و آن‌ها اعتماد را حفظ کردند. مرکز ایزوکیا به مدیران می‌آموزد که سکوت در بحران، بدترین استراتژی ممکن است. شفافیت، حتی درباره اخبار بد، همیشه نتیجه بهتری دارد.

جمع‌بندی

پاندمی کرونا یک آزمون بزرگ برای تمام سیستم‌های مدیریتی جهان بود. این آزمون ثابت کرد که استانداردهای ایزو، کاغذبازی بیهوده نیستند. آن‌ها یک جلیقه نجات واقعی در طوفان‌های اقتصادی و اجتماعی هستند. درس‌آموخته‌های کرونا را نباید به فراموشی سپرد. بحران بعدی ممکن است یک سایبرحمله، یک شوک ارزی یا یک فاجعه طبیعی باشد. مرکز ایزوکیا با خدمات جامع خود در حوزه پیاده‌سازی، آموزش و ممیزی استانداردهای ایزو، سازمان شما را برای رویارویی با هر بحرانی آماده می‌کند. برای ساختن یک سازمان تاب‌آور و ضدشکننده، همین حالا با مرکز ایزوکیا تماس بگیرید.