بازنگری مدیریت در ایزو (Management Review) یکی از بخش‌های حیاتی در سیستم‌های مدیریت کیفیت است که در استاندارد ایزو ISO 9001 به‌طور خاص بر اهمیت آن تأکید شده است. این فرآیند به
سازمان کمک می‌کند تا عملکرد سیستم مدیریت کیفیت (QMS) را ارزیابی کرده و تصمیمات استراتژیک برای بهبود مستمر بگیرد. در اینجا به بررسی اجزای مختلف فرآیند بازنگری مدیریت شامل برنامه‌ریزی، ورودی‌ها،خروجی‌ها، و سوابق
مورد نیاز می‌پردازیم.
۱. برنامه‌ریزی بازنگری مدیریت
برنامه‌ریزی برای بازنگری مدیریت باید با هدف ارزیابی کارایی سیستم مدیریت کیفیت (QMS) و تصمیم‌گیری درباره اقدامات لازم برای بهبود مستمر انجام شود. این فرآیند معمولاً به صورت دوره‌ای (معمولاً سالانه یا هر شش ماه یک‌بار) برگزار می‌شود.
مراحل برنامه‌ریزی بازنگری مدیریت:
تعیین تاریخ و زمان جلسه: تاریخ‌های بازنگری باید به‌طور منظم و از پیش برنامه‌ریزی‌شده تعیین شوند.
شناسایی اعضای تیم بازنگری: این جلسه معمولاً شامل مدیران ارشد سازمان، مسئولین کیفیت، و دیگر ذینفعان کلیدی است که می‌توانند در تصمیم‌گیری‌های استراتژیک نقش داشته باشند.
تعریف دستور جلسه: دستور جلسه باید شامل موضوعات مختلفی باشد که نیاز به ارزیابی و تصمیم‌گیری دارند، از جمله عملکرد سیستم مدیریت کیفیت، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)، شکایات مشتری، ممیزی‌ها، و اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه.
جمع‌آوری و آماده‌سازی ورودی‌ها: قبل از جلسه بازنگری، اطلاعات و داده‌های مربوطه باید جمع‌آوری و آماده شوند تا به‌طور کامل در جلسه ارائه شوند.
2. ورودی‌ها به جلسه بازنگری مدیریت
ورودی‌ها به جلسه بازنگری مدیریت شامل اطلاعات و داده‌های حیاتی هستند که برای ارزیابی عملکرد سیستم مدیریت کیفیت و اتخاذ تصمیمات بهبود مستمر ضروری می‌باشند. این ورودی‌ها می‌توانند از منابع مختلف و فرآیندهای سازمانی جمع‌آوری شوند.
ورودی‌های اصلی به جلسه بازنگری مدیریت:
عملکرد سیستم مدیریت کیفیت: شامل اطلاعات مربوط به نحوه عملکرد سیستم مدیریت کیفیت، میزان انطباق با الزامات ISO 9001 و نتایج ارزیابی‌های پیشین.
شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI): اطلاعات مربوط به معیارهای عملکرد سازمان، مانند میزان تولید، کیفیت محصول، و رضایت مشتری.
***شکایات و بازخورد مشتریان: تحلیل شکایات مشتریان و بازخوردهای دریافتی به‌منظور شناسایی فرصت‌های بهبود.
نتایج ممیزی‌ها: نتایج ممیزی‌های داخلی و خارجی و ارزیابی انطباق با استانداردها و الزامات.
عدم انطباق‌ها و اقدامات اصلاحی: گزارش‌های مربوط به عدم انطباق‌ها، شکایات، و نتایج اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه انجام‌شده.
عملکرد تأمین‌کنندگان: ارزیابی عملکرد تأمین‌کنندگان و بررسی نحوه تأمین محصولات و خدمات با کیفیت.
وضعیت منابع انسانی: بررسی آموزش‌ها، شایستگی‌ها و نیازهای کارکنان برای بهبود فرآیندها.
تغییرات در الزامات قانونی و استانداردها: اطلاعات مربوط به تغییرات الزامات قانونی، مقررات و استانداردهای بین‌المللی.
خطرات و فرصت‌ها: شناسایی و تحلیل خطرات و فرصت‌های موجود در فرآیندهای مختلف سازمان.
3. خروجی‌های جلسه بازنگری مدیریت
-*خروجی‌های جلسه بازنگری مدیریت، نتایج و تصمیمات اتخاذ شده هستند که برای بهبود عملکرد سیستم مدیریت کیفیت و اجرای تغییرات استراتژیک در سازمان حیاتی هستند.۷
خروجی‌های اصلی از جلسه بازنگری مدیریت:
تصمیمات استراتژیک: شامل تغییرات در استراتژی‌ها، فرآیندها و اهداف سازمانی برای بهبود عملکرد سیستم مدیریت کیفیت.
تعیین اولویت‌های بهبود: شناسایی و اولویت‌بندی اقدامات بهبود برای رفع مشکلات شناسایی‌شده و بهبود عملکرد سیستم.
هدف‌گذاری برای بهبود: تعیین اهداف جدید یا تجدید نظر در اهداف قبلی، به‌ویژه اهداف مرتبط با کیفیت، بهره‌وری و رضایت مشتری.
تخصیص منابع: تخصیص منابع (انسانی، مالی، فناوری) برای انجام اقدامات بهبود.
برنامه‌های اصلاحی و پیشگیرانه: تصویب برنامه‌ها و اقدامات برای رفع مشکلات و پیشگیری از وقوع مشکلات مشابه در آینده.
ارتباط با ذینفعان: تعیین چگونگی اطلاع‌رسانی نتایج و اقدامات اتخاذ شده به ذینفعان داخلی و خارجی.
برنامه‌ریزی برای ممیزی‌های آینده: برنامه‌ریزی برای ممیزی‌های داخلی و خارجی و ارزیابی‌های بعدی.
4. سوابق مورد نیاز برای بازنگری مدیریت
ثبت سوابق برای جلسه بازنگری مدیریت از اهمیت زیادی برخوردار است، زیرا این سوابق به عنوان مستندات اثباتی برای ارزیابی عملکرد و اقدامات سازمان در بهبود سیستم مدیریت کیفیت مورد استفاده قرار می‌گیرند.
سوابق ضروری برای بازنگری مدیریت عبارتند از:
گزارش‌های جلسات بازنگری: شامل جزئیات جلسه بازنگری مانند تصمیمات گرفته‌شده، اقدامات مربوطه، و موارد پیگیری.
نتایج ارزیابی‌ها و ممیزی‌ها: سوابق نتایج ممیزی داخلی و خارجی، شکایات مشتری، و ارزیابی‌های عملکرد.
گزارش‌های مربوط به شکایات و بازخورد مشتری: سوابق شکایات و نحوه رسیدگی به آن‌ها.
آمار و داده‌های عملکرد: شامل گزارش‌های شاخص‌های عملکردی (KPI) و دیگر داده‌های کمی و کیفی سازمان.
گزارش‌های اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه: مستندات مرتبط با اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه انجام‌شده و اثربخشی آن‌ها.
برنامه‌های بهبود: سوابق مربوط به اهداف بهبود و برنامه‌های اجرایی برای تحقق آن‌ها.
دستور کار و دستور جلسه جلسات: سوابق دستور کار و دستور جلسات بازنگری مدیریت.
سندهای تصمیمات و برنامه‌های اجرایی: مستندات مربوط به تصمیمات استراتژیک و برنامه‌های اجرایی برای بهبود عملکرد سیستم مدیریت کیفیت.
نتیجه‌گیری
بدون دیدگاه