بررسی اثربخشی اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه یکی از مراحل حیاتی در فرآیند بهبود مستمر سازمان در ایزو است که کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود اقدامات انجام‌شده برای رفع مشکلات و جلوگیری
از بروز آن‌ها در آینده، مؤثر و کارا بوده‌اند. این ارزیابی معمولاً پس از اعمال اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه صورت می‌گیرد تا از تاثیر آن‌ها در بهبود کیفیت و فرآیندها اطمینان حاصل شود.
۱. فرآیند بررسی اثربخشی اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه
بررسی اثربخشی اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه باید به‌طور منظم و سیستماتیک انجام شود و شامل مراحل زیر است:
الف) تعیین اهداف و معیارهای اثربخشی
قبل از بررسی اثربخشی، باید معیارهای مشخصی برای ارزیابی موفقیت اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه تعیین شود. این معیارها باید شفاف و قابل اندازه‌گیری باشند. به‌طور معمول، معیارهای اثربخشی عبارتند از:
کاهش نرخ عدم انطباق‌ها: پس از اعمال اقدامات اصلاحی، انتظار می‌رود که نرخ مشکلات و عدم انطباق‌ها کاهش یابد.
افزایش رضایت مشتری: یکی از اهداف اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه، بهبود رضایت مشتری است. بررسی بازخورد مشتریان و نظرسنجی‌ها می‌تواند معیاری برای ارزیابی این امر باشد.
کاهش هزینه‌ها: کاهش هزینه‌های مرتبط با عدم انطباق‌ها، شکایات مشتری، و اصلاحات احتمالی در تولید یا خدمات.
بهبود عملکرد فرآیندها: شاخص‌های عملکردی (KPI) می‌توانند معیارهای اثربخشی باشند که نشان‌دهنده بهبود عملکرد و کارایی فرآیندهای سازمانی پس از اقدامات بهبود هستند.
ب) جمع‌آوری داده‌ها و شواهد
برای بررسی اثربخشی اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه، باید داده‌ها و شواهد مرتبط با مشکلات قبلی و نتایج اقدامات جدید جمع‌آوری شوند. این داده‌ها می‌توانند شامل:
گزارش‌های ممیزی داخلی: نتایج ممیزی‌های انجام‌شده قبل و بعد از اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه.
داده‌های کیفیت: شامل نرخ‌های عدم انطباق، شکایات مشتری، هزینه‌های خرابی و ضایعات، و میزان انطباق با الزامات.
بازخورد مشتری: بررسی شکایات، نظرسنجی‌ها و بازخوردهای مشتریان پس از تغییرات.
شاخص‌های عملکردی: اندازه‌گیری کارایی فرآیندهای کلیدی و بررسی تغییرات پس از اعمال اقدامات بهبود.
پ) ارزیابی تأثیر اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه
پس از جمع‌آوری داده‌ها، باید تأثیر هر یک از اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه مورد بررسی قرار گیرد. این ارزیابی معمولاً شامل:
مقایسه نتایج قبل و بعد از اقدام: برای بررسی اثربخشی، باید نتایج و وضعیت قبل از اقدام را با وضعیت پس از اجرای تغییرات مقایسه کرد. به عنوان مثال، اگر اقدام اصلاحی برای کاهش ضایعات تولیدی اعمال شده باشد، باید میزان ضایعات قبل و بعد از اقدام را مقایسه کرد.
تحلیل علت ریشه‌ای: ارزیابی اینکه آیا اقدام اصلاحی توانسته است به‌طور مؤثر علت ریشه‌ای مشکل را شناسایی و رفع کند.
تعیین اثربخشی طولانی‌مدت: برای اقدامات پیشگیرانه، ارزیابی باید بررسی کند که آیا این اقدامات توانسته‌اند از بروز مجدد مشکلات در بلندمدت جلوگیری کنند.
ت) تعیین نیاز به اصلاحات بیشتر
در صورتی که اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه نتایج مطلوب را به همراه نداشته باشند، ممکن است نیاز به انجام تغییرات بیشتر یا اقدامات جدیدی برای بهبود اثربخشی وجود داشته باشد. این اصلاحات می‌توانند شامل:
بازنگری و تغییر اقدامات اصلاحی: اگر نتایج نشان‌دهنده ناتوانی در حل مشکل یا کاهش تأثیرات آن باشد، ممکن است نیاز به تجدیدنظر در اقدامات اصلاحی وجود داشته باشد.
انتخاب راهکارهای جایگزین: در برخی موارد، نیاز است که راهکارهای جدید یا متفاوتی برای حل مشکلات انتخاب شوند.
ث) مستندسازی و گزارش‌دهی
تمامی نتایج ارزیابی‌ها، داده‌ها، و شواهد جمع‌آوری‌شده باید به‌طور دقیق مستند شوند. این مستندات به سازمان کمک می‌کند تا تغییرات صورت‌گرفته را پیگیری کرده و از آن‌ها برای اقدامات بهبود مستمر استفاده کند. گزارش‌دهی به مدیران ارشد و تیم‌های مسئول می‌تواند اطلاعات حیاتی برای تصمیم‌گیری‌های آینده فراهم آورد.
۲. ابزارهای بررسی اثربخشی اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه
برای بررسی اثربخشی اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه، ابزارهای مختلفی وجود دارند که به تحلیل و ارزیابی بهتر کمک می‌کنند:
الف) نمودارهای آماری و تحلیل روند
نمودارهای آماری مانند نمودارهای روند (Trend Analysis Charts) می‌توانند برای مقایسه داده‌ها قبل و بعد از اقدامات استفاده شوند. این نمودارها به راحتی نشان می‌دهند که آیا روند بهبود در طول زمان مشاهده می‌شود یا خیر.
ب) تکنیک ۵ چرا
تکنیک ۵ چرا (۵ Whys) می‌تواند برای تحلیل علت ریشه‌ای و ارزیابی اقدامات اصلاحی استفاده شود. اگر اقدام اصلاحی نتایج مطلوب نداشته باشد، ممکن است نیاز باشد که علت ریشه‌ای دیگری برای مشکل شناسایی شود.
پ) بازخورد مشتری
بازخورد مشتری، چه به‌صورت رسمی (نظرسنجی‌ها و فرم‌های بازخورد) و چه به‌صورت غیررسمی (شکایات یا پیشنهادات مشتریان)، می‌تواند به‌عنوان شاخصی برای ارزیابی اثربخشی اقدامات پیشگیرانه و اصلاحی در کاهش شکایات و افزایش رضایت مشتری باشد.
ت) تحلیل شکایات و عدم انطباق‌ها
تحلیل شکایات و عدم انطباق‌ها از منابع مختلف می‌تواند به شناسایی این کمک کند که آیا مشکلاتی که پیش از این شناسایی شده‌اند، همچنان وجود دارند یا خیر. این تحلیل کمک می‌کند تا توجه به اصلاحات لازم برای پیشگیری از مشکلات مشابه در آینده جلب شود.
۳. چالش‌ها و نکات مهم در بررسی اثربخشی
الف) زمان‌بندی مناسب
یکی از چالش‌های رایج در بررسی اثربخشی اقدامات، زمان‌بندی مناسب برای ارزیابی است. در بسیاری از موارد، ممکن است نیاز به گذشت زمان کافی برای مشاهده نتایج تغییرات و تأثیرات آن‌ها باشد.
ب) تاثیرات کوتاه‌مدت و بلندمدت
بسیاری از اقدامات پیشگیرانه ممکن است تأثیرات خود را در بلندمدت نشان دهند، به همین دلیل ارزیابی اثرات باید شامل هر دو بُعد کوتاه‌مدت و بلندمدت باشد.
پ) پیچیدگی‌ها در تحلیل داده‌ها
تحلیل داده‌ها ممکن است به دلیل پیچیدگی‌ها یا متغیرهای متعدد چالش‌برانگیز باشد. برای رفع این مشکل، باید از ابزارهای تحلیلی قوی و تخصصی استفاده شود.
نتیجه‌گیری
بررسی اثربخشی اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه به سازمان کمک می‌کند تا مطمئن شود که تغییرات انجام‌شده مؤثر بوده و به‌طور مؤثری مشکلات شناسایی‌شده را رفع کرده‌اند. این فرآیند باید به‌طور منظم و با استفاده از ابزارهای تحلیل داده و تکنیک‌های مناسب انجام شود تا اطمینان حاصل شود که سازمان بهبود مستمر را در تمامی جنبه‌های سیستم‌های مدیریت کیفیت خود تجربه می‌کند.
بدون دیدگاه