ممیزی داخلی (Internal Audit) یکی از اجزای کلیدی سیستم‌های مدیریت کیفیت، به‌ویژه در استاندارد ایزو ISO 9001:2015 است. این فرآیند به سازمان‌ها کمک می‌کند تا مطمئن شوند که سیستم مدیریت
کیفیت (QMS) به‌درستی پیاده‌سازی شده و به‌طور مؤثر عمل می‌کند. در اینجا به تفصیل به برنامه‌ریزی و اجرای ممیزی داخلی و مراحلی که باید طی شود، می‌پردازیم.
—
۱. اهداف ممیزی داخلی
ممیزی داخلی اهداف مختلفی دارد که به بهبود مستمر و انطباق با استانداردها کمک می‌کند. مهم‌ترین اهداف ممیزی داخلی عبارتند از:
ارزیابی انطباق با استانداردهای ISO 9001: ممیزی داخلی به شناسایی انطباق یا عدم انطباق سیستم مدیریت کیفیت با الزامات استاندارد کمک می‌کند.
شناسایی فرصت‌های بهبود: با بررسی فرآیندهای داخلی، نقاط ضعف و فرصت‌های بهبود شناسایی می‌شود که می‌تواند موجب افزایش کارایی و کیفیت سازمان شود.
مطمئن شدن از رعایت الزامات قانونی و مقرراتی: ممیزی کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که سازمان تمام الزامات قانونی، محیطی، ایمنی و مقررات مربوطه را رعایت می‌کند.
تأمین شفافیت و نظارت: ممیزی داخلی به مدیران این امکان را می‌دهد که عملکرد سیستم مدیریت کیفیت را نظارت کرده و تصمیمات مدیریتی بهتری بگیرند.
افزایش اثربخشی فرآیندها: از طریق ارزیابی و بازخورد، ممیزی به سازمان کمک می‌کند که فرآیندهای خود را بهبود بخشد.
—
۲. مراحل برنامه‌ریزی و اجرای ممیزی داخلی
الف) برنامه‌ریزی ممیزی داخلی
۱. تعریف دامنه و اهداف ممیزی:
ابتدا باید اهداف و دامنه ممیزی مشخص شود. این اهداف باید به‌طور دقیق و مرتبط با نیازهای سازمان تعریف شوند.
دامنه ممیزی می‌تواند شامل فرآیندهای خاص، بخش‌ها یا فعالیت‌های مختلف سازمان باشد.
۲. انتخاب و تخصیص منابع:
افراد مناسب برای انجام ممیزی باید انتخاب شوند. ممیزان باید آگاه به استاندارد ISO 9001 و فرآیندهای سازمان باشند.
باید منابع لازم از جمله زمان، تجهیزات، و مستندات مربوطه برای انجام ممیزی فراهم شود.
۳. تهیه برنامه ممیزی:
یک برنامه دقیق برای انجام ممیزی تهیه می‌شود که شامل تاریخ‌ها، افراد مورد ممیزی، فرآیندهای تحت ممیزی و معیارهای ارزیابی است.
برنامه باید از قبل به تمامی ذینفعان مرتبط اطلاع داده شود تا از آمادگی آن‌ها اطمینان حاصل گردد.
۴. تهیه چک‌لیست ممیزی:
چک‌لیست ممیزی باید بر اساس الزامات استاندارد ISO 9001 و فرآیندهای سازمان طراحی شود تا ممیز بتواند تمامی جنبه‌های سیستم مدیریت کیفیت را بررسی کند.
این چک‌لیست معمولاً شامل سوالات مشخص و مواردی برای ارزیابی مستندات، فرایندها و نتایج است.
ب) اجرای ممیزی داخلی
۱. اطلاع‌رسانی به تیم‌ها و فرآیندها:
قبل از شروع ممیزی، باید به تیم‌های داخلی اطلاع داده شود که ممیزی در حال انجام است و برای همکاری آماده باشند.
۲. جمع‌آوری شواهد:
در مرحله اجرای ممیزی، ممیزان به جمع‌آوری شواهد از طریق مصاحبه با کارکنان، مشاهده فرآیندها، بررسی مستندات و سوابق مربوطه می‌پردازند.
شواهد باید مستند شده و به‌طور دقیق با معیارهای استاندارد مقایسه شوند.
۳. تحلیل و بررسی شواهد:
شواهد جمع‌آوری‌شده باید مورد تجزیه‌وتحلیل قرار گیرد تا انطباق یا عدم انطباق با الزامات سیستم مدیریت کیفیت مشخص شود.
در این مرحله، تمام فرآیندها، فعالیت‌ها، و نتایج بررسی می‌شوند تا مشکلات و فرصتی‌های بهبود شناسایی شوند.
۴. شناسایی عدم انطباق‌ها:
اگر ممیزان مواردی را شناسایی کنند که با استاندارد ISO 9001 یا الزامات داخلی سازمان انطباق ندارد، باید عدم انطباق‌ها را ثبت کرده و برای اصلاح اقداماتی پیشنهاد دهند.
پ) گزارش‌دهی نتایج ممیزی داخلی
۱. تهیه گزارش ممیزی:
پس از انجام ممیزی، ممیز باید گزارشی از نتایج ممیزی تهیه کند. این گزارش باید شامل موارد زیر باشد:
خلاصه‌ای از اهداف و دامنه ممیزی
شواهد و نتایج ممیزی
**عدم انطباق‌ها و نقایص شناسایی‌شده
فرصت‌های بهبود
اقدامات اصلاحی پیشنهادی
۲. ارائه گزارش به مدیریت:
گزارش باید به مدیریت ارشد ارائه شود تا آن‌ها بتوانند بر اساس یافته‌های ممیزی تصمیمات لازم را برای بهبود سیستم اتخاذ کنند.
این گزارش می‌تواند مبنای برنامه‌های بهبود مستمر قرار گیرد.
۳. جلسه بازخورد با تیم‌های اجرایی:
پس از گزارش‌دهی به مدیریت، یک جلسه بازخورد با تیم‌های اجرایی برگزار می‌شود. در این جلسه، نتایج ممیزی به‌طور خلاصه به اعضای تیم‌های مرتبط اعلام می‌شود و برنامه‌های اصلاحی توضیح داده می‌شود.
ت) پیگیری اقدامات اصلاحی
۱. شناسایی اقدامات اصلاحی:
پس از شناسایی عدم انطباق‌ها و نقاط ضعف، اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه باید مشخص شود. این اقدامات ممکن است شامل تغییرات در فرآیندها، آموزش کارکنان، یا بهبود مستندات باشد.
۲. اجرای اقدامات اصلاحی:
اقدامات اصلاحی باید به‌طور مؤثر و طبق برنامه زمانی مشخص اجرا شوند. اجرای این اقدامات معمولاً به کمک تیم‌های مرتبط در سازمان انجام می‌شود.
۳. ارزیابی اثربخشی اقدامات اصلاحی:
پس از اجرای اقدامات اصلاحی، باید تأثیر آن‌ها ارزیابی شود تا از مؤثر بودن تغییرات اطمینان حاصل گردد. این ارزیابی می‌تواند از طریق ممیزی‌های بعدی یا بررسی نتایج عملکردی انجام شود.
—
۳. مستندات و گزارش‌های ممیزی داخلی
*مستندات و گزارش‌های ممیزی باید به‌طور کامل و دقیق تنظیم شوند تا به عنوان مدرک اثبات انطباق با استاندارد ISO 9001 عمل کنند. مستندات کلیدی در این فرایند شامل موارد زیر است:
۱. برنامه ممیزی:
شامل اهداف، دامنه، فرآیندهای ممیزی، و زمان‌بندی.
۲. چک‌لیست ممیزی:
لیستی از سوالات و معیارهایی که باید در طول ممیزی بررسی شوند.
۳. گزارش ممیزی:
مستندات شامل نتایج ممیزی، شواهد جمع‌آوری‌شده، عدم انطباق‌ها، و اقدامات اصلاحی پیشنهادشده.
۴. ثبت‌نام عدم انطباق‌ها:
*مستنداتی که عدم انطباق‌ها و نتایج حاصل از آن‌ها را ثبت می‌کند تا پیگیری بعدی امکان‌پذیر باشد.
۵. گزارش اقدامات اصلاحی:
مستندات مربوط به اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه که برای رفع عدم انطباق‌ها انجام می‌شود.
—
۴. نتیجه‌گیری
ممیزی داخلی به‌عنوان یکی از ابزارهای کلیدی در سیستم‌های مدیریت کیفیت، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا انطباق خود را با استانداردهای ISO 9001 بررسی کرده و فرآیندهای بهبود مستمر را پیش ببرند. برنامه‌ریزی دقیق، اجرای مؤثر ممیزی، و پیگیری مناسب اقدامات
اصلاحی می‌تواند به سازمان در ارتقای کیفیت و کارایی فرآیندها کمک شایانی کند.
بدون دیدگاه