پیش از آنکه هرگونه روش اجرایی، فرم یا دستورالعملی برای کیفیت در سازمان بنویسید، استاندارد ایزو ۹۰۰۱ از شما میخواهد که کلاه «استراتژیست» به سر کنید و به بیرون و درون سازمان خود نگاه کنید. بند ۴ فونداسیون کل سیستم مدیریت کیفیت است؛ جایی که شما مشخص میکنید سازمانتان دقیقا کجای این دنیای پر از رقابت ایستاده است. مرکز ایزوکیا، بررسی دقیق این بند را برای همراستاسازی اهداف کسبوکار با سیستم کیفیت ضروری میداند.
زیربندهای بند ۴ دقیقاً چه چیزی را بررسی میکنند؟
این بند به چهار بخش حیاتی تقسیم میشود که شالوده شکلگیری ایزو ۹۰۰۱ در شرکت شما هستند:
-
شناخت سازمان و بافت آن (ISO 9001: 4.1):
-
اینجا باید عوامل درونی (مثل فرهنگ سازمانی، توانمندی مالی، دانش فنی پرسنل) و عوامل بیرونی (مثل وضعیت اقتصادی، نوسانات بازار، تحریمها، قوانین دولتی و فناوریهای روز) را که روی اهداف کیفیت شما تاثیرگذارند، شناسایی و تحلیل کنید. استفاده از ابزارهایی مثل ماتریس SWOT در این بخش بسیار رایج است.
-
-
درک نیازها و انتظارات ذینفعان (ISO 9001: 4.2):
-
چه کسانی به کار شما کار دارند یا از سازمان شما تاثیر میپذیرند؟ مشتریان، کارکنان، تامینکنندگان، سهامداران و حتی قانونگذاران (مثل سازمان مالیاتی یا استاندارد). باید مشخص کنید خواستهها و انتظارات منطقی هر کدام از این گروهها چیست و سازمان چگونه به آنها پاسخ میدهد.
-
-
تعیین حوزه کاربرد سیستم مدیریت کیفیت (ISO 9001: 4.3):
-
آیا قرار است ایزو ۹۰۰۱ را در کل سازمان پیاده کنید یا فقط در یک دپارتمان خاص (مثلا واحد تولید یا واحد خدمات پس از فروش)؟ در این بخش، مرزهای سیستم و فعالیتهایی که تحت پوشش استاندارد قرار میگیرند را به صراحت مشخص میکنید تا حدود اختیارات سیستم روشن باشد.
-
-
سیستم مدیریت کیفیت و فرآیندهای آن (ISO 9001: 4.4):
-
سازمان شما یک مجموعه از جزیرههای جدا از هم نیست، بلکه مجموعهای از فرآیندهاست. باید ورودیها، خروجیها، توالی تعاملات و شاخصهای پایش این فرآیندها را تعریف کنید تا مشخص شود کارها چطور از یک واحد به واحد دیگر منتقل میشوند و هر فرآیند چه صاحب مشخصی دارد.
-
نقش مدیریت ارشد در پیادهسازی بند ۴
این بند صرفاً یک کار کاغذی یا وظیفه واحد کنترل کیفیت نیست؛ بلکه مدیریت ارشد باید شخصاً در جلسات بازنگری استراتژیک حضور داشته باشد، تحلیلهای محیطی را تایید کند و خطمشی کیفیت سازمان را دقیقا بر اساس همین شناخت همهجانبه تدوین نماید تا مسیر حرکت شرکت گم نشود.
چرا بند ۴ برای سازمان شما حیاتی است؟
اگر سازمان خود و نیاز ذینفعانتان را به درستی نشناسید، سیستم کیفیتی که میسازید هیچخروجی مفیدی نخواهد داشت و صرفاً مجموعهای از فرمهای بیهدف میشود. شناخت بافت سازمان به مدیران دیدی کلنگر و راهبردی میدهد. به همین دلیل، مرکز ایزوکیا اجرای دقیق و واقعی این بند را پایه و اساس موفقیت گواهینامه میداند.
مزایای بهکارگیری اثربخش بند ۴ برای سازمان شما
پیادهسازی اصولی شناخت بافت سازمان به شما کمک میکند تا:
-
تسلط کامل بر ریسکها و فرصتهای ناشی از تغییرات محیط کسبوکار داشته باشید.
-
انتظارات قانونی و خواستههای ذینفعان کلیدی را به موقع شناسایی و برآورده کنید.
-
نقشه روشنی از فرآیندهای مرتبط با هم در سازمان رسم کنید و از دوبارهکاریها جلوگیری نمایید.
-
پایههای ریزی سیستم کیفیت را کاملاً منطبق با واقعیتهای بازار و ساختار داخلی بنا کنید.
جمعبندی
بند ۴ به شما میگوید: «قبل از هر اقدامی، بفهمید کجای کار هستید، چه کسی از شما چه میخواهد و فرآیندهای کسبوکارتان چطور به هم وصلند.» اگر مجموعه شما بهدنبال مشاورههای تخصصی برای پیادهسازی استانداردهای مدیریتی و تحلیل دقیق بافت سازمانی است، مرکز ایزوکیا آماده همراهی شماست. همین امروز برای دریافت مشاوره تخصصی با کارشناسان ما در مرکز ایزوکیا تماس بگیرید.
بدون دیدگاه