بسیاری از سازمانها، پیادهسازی ایزو ۹۰۰۱ را مستقیماً از مستندسازی فرآیندها آغاز میکنند. با این حال، این رویکرد، معمولاً به یک سیستم مدیریتی سطحی و بیارتباط با واقعیت کسبوکار منجر میشود. به همین دلیل، استاندارد، بند چهارم را به «بستر سازمانی» اختصاص داده است. مرکز ایزوکیا، این بند را نقطه شروع واقعی هر پیادهسازی موفق میداند.
بند ۴ دقیقاً چه میگوید؟
بند چهارم ایزو ۹۰۰۱، از چهار زیربخش اصلی تشکیل شده است. نخست، شناخت سازمان و بستر آن (۴.۱). سپس، شناخت نیازها و انتظارات ذینفعان (۴.۲). علاوه بر این، تعیین دامنه کاربرد سیستم مدیریت کیفیت (۴.۳). در نهایت، خود سیستم مدیریت کیفیت و فرآیندهایش (۴.۴). کارشناسان مرکز ایزوکیا، این بند را پایهای میدانند که تمام بندهای بعدی، بر روی آن ساخته میشوند.
زیربند ۴.۱: شناخت عوامل داخلی و خارجی
سازمان، ابتدا باید عوامل داخلی و خارجی مؤثر بر اهداف راهبردی خود را شناسایی کند. عوامل خارجی، شامل شرایط بازار، رقابت، فناوری و محیط قانونی میشوند. در مقابل، عوامل داخلی، شامل فرهنگ سازمانی، دانش و ساختار حاکمیتی هستند. مرکز ایزوکیا، معمولاً از ابزارهایی مانند تحلیل SWOT، برای شناسایی نظاممند این عوامل، استفاده میکند.
زیربند ۴.۲: شناخت ذینفعان
سازمان، سپس باید ذینفعان مرتبط با سیستم مدیریت کیفیت را شناسایی کند. این ذینفعان، شامل مشتریان، کارکنان، تأمینکنندگان، نهادهای نظارتی و جامعه محلی میشوند. علاوه بر این، نیازها و انتظارات هر یک از این گروهها، باید بهطور مستمر پایش شود؛ زیرا این انتظارات، در طول زمان تغییر میکنند. مرکز ایزوکیا، این تحلیل ذینفعان را، معمولاً در جلسات بازنگری مدیریت، بهروزرسانی میکند.
زیربند ۴.۳: تعیین دامنه سیستم مدیریت کیفیت
در این مرحله، سازمان باید مرزها و دامنه کاربرد سیستم مدیریتی خود را، بهطور شفاف مستند کند. این دامنه، باید بر اساس عوامل بند ۴.۱، نیازهای ذینفعان در بند ۴.۲، و محصولات و خدمات سازمان، تعیین شود. علاوه بر این، هر استثنایی از الزامات استاندارد، باید توجیه مناسبی داشته باشد.
زیربند ۴.۴: خود سیستم مدیریت کیفیت
در نهایت، سازمان باید سیستم مدیریت کیفیت خود را، بر اساس رویکرد فرآیندی، ایجاد و اجرا کند. این سیستم، باید ورودیها، خروجیها و تعاملات میان فرآیندها را مشخص کند. مرکز ایزوکیا، در فرآیند ممیزی، این نقشه فرآیندی را، بهطور دقیق بررسی میکند.
چرا این بند اهمیت دارد؟
سازمانهایی که بند چهارم را جدی نمیگیرند، معمولاً سیستمی میسازند که با واقعیت کسبوکارشان، هماهنگی ندارد. بنابراین، این بند، تضمین میکند که سیستم مدیریت کیفیت، متناسب با شرایط واقعی هر سازمان، طراحی شود.
جمعبندی
در نهایت، بند ۴ ایزو ۹۰۰۱، پایهای است که بدون آن، هیچ سیستم مدیریت کیفیتی، واقعاً مؤثر نخواهد بود. این بند، تضمین میکند که سیستم، ریشه در واقعیت سازمان داشته باشد، نه صرفاً یک الگوی عمومی. بنابراین، اگر سازمان شما در حال آغاز مسیر ایزو ۹۰۰۱ است، مرکز ایزوکیا آماده همراهی شماست. همین امروز، برای مشاوره تخصصی، با مرکز ایزوکیا تماس بگیرید.
بدون دیدگاه