تحلیل نتایج ممیزی داخلی ایزو و اقدام برای بهبود به عنوان بخش‌های حیاتی در فرآیند ممیزی داخلی ایزو ، به سازمان کمک می‌کنند تا نقاط ضعف و قوت سیستم‌های مدیریت کیفیت را شناسایی کرده و
اقداماتمؤثری برای بهبود آن‌ها انجام دهد. این فرآیند باید به‌گونه‌ای انجام شود که باعث افزایش کارایی، بهبود مستمر و انطباق با استانداردها و الزامات مشتریان شود.
۱. روش‌های تحلیل نتایج ممیزی
تحلیل نتایج ممیزی، به‌ویژه شناسایی عدم انطباق‌ها، فرصت‌های بهبود و موارد قابل بهبود، نیاز به دقت و مهارت دارد. در اینجا به برخی از روش‌های تحلیل نتایج ممیزی پرداخته می‌شود:
الف) تحلیل کیفی و کمی
تحلیل کیفی: در این نوع تحلیل، ممیز به بررسی فرآیندها و نتایج با توجه به اصول استاندارد و نیازهای سازمان می‌پردازد. این تحلیل بیشتر به شناسایی نقاط ضعف و فرصت‌های بهبود از طریق مشاهدات، مصاحبه‌ها، و مستندات می‌پردازد.
تحلیل کمی: در این روش، داده‌های عددی، مانند میزان انحرافات، تعداد شکایات، میزان خطاها و خرابی‌ها، برای تحلیل عملکرد فرآیندها و شناسایی مشکلات استفاده می‌شود. این نوع تحلیل به ممیز کمک می‌کند تا انطباق با استانداردها و اهداف کمی سازمان را بررسی کند.
ب) ماتریس اولویت‌بندی
ماتریس اولویت‌بندی یک ابزار مفید برای تحلیل نتایج ممیزی است. در این روش، عدم انطباق‌ها و فرصت‌های بهبود بر اساس شدت تأثیر آن‌ها، احتمال وقوع، و هزینه‌های ناشی از آن‌ها اولویت‌بندی می‌شوند. این روش به سازمان کمک می‌کند تا ابتدا به مواردی بپردازد که بیشترین تأثیر را بر کیفیت، کارایی یا رضایت مشتری دارند.
پ) تحلیل علت ریشه‌ای (Root Cause Analysis)
یکی از مهم‌ترین تکنیک‌ها برای تحلیل نتایج ممیزی، تحلیل علت ریشه‌ای است. این روش کمک می‌کند تا علت‌های اصلی عدم انطباق‌ها شناسایی شود و نه تنها علائم آن‌ها. برخی از ابزارهای رایج تحلیل علت ریشه‌ای عبارتند از:
۵ چرا (۵ Whys): با پرسیدن متوالی “چرا” به دنبال شناسایی علت اصلی مشکلات می‌رویم.
نمودار چرا و اثر (Cause and Effect Diagram یا Fishbone Diagram): این نمودار به شناسایی دلایل مختلف یک مشکل از جنبه‌های مختلف (مثل افراد، فرآیندها، تجهیزات، محیط، مواد و…) کمک می‌کند.
ت) استفاده از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)
یکی دیگر از روش‌های تحلیل نتایج، استفاده از شاخص‌های کلیدی عملکرد است. این شاخص‌ها می‌توانند به ممیز کمک کنند تا بر اساس داده‌ها و معیارهای عملکردی، انطباق و کارایی فرآیندها را ارزیابی کند. با استفاده از KPIها، ممیز می‌تواند شناسایی کند که کدام فرآیندها نیاز به بهبود دارند و کدامیک به‌خوبی عمل می‌کنند.
—
۲. اقدام برای بهبود پس از تحلیل نتایج ممیزی
پس از تحلیل نتایج ممیزی و شناسایی مشکلات، مرحله بعدی اقدام برای رفع عدم انطباق‌ها و بهبود مستمر است. اقداماتی که باید انجام شوند معمولاً به دو دسته تقسیم می‌شوند: اقدامات اصلاحی و اقدامات پیشگیرانه.
الف) اقدامات اصلاحی
اقدامات اصلاحی به اقدامات لازم برای رفع مشکلات شناسایی‌شده در سیستم اشاره دارد. این اقدامات می‌توانند شامل موارد زیر باشند:
تصحیح فرآیندهای ناکارآمد: اصلاح فرآیندهایی که به دلیل عدم انطباق با الزامات یا عملکرد ضعیف، باعث کاهش کیفیت یا افزایش هزینه‌ها می‌شوند.
رفع عدم انطباق‌ها: شناسایی و اصلاح مواردی که مطابق با الزامات استاندارد ISO 9001 یا سایر نیازهای قانونی و مشتری نیستند.
تغییر در سیاست‌ها و رویه‌ها: اگر مشکلات از رویه‌ها یا سیاست‌های موجود ناشی شده باشد، باید این موارد تغییر کنند.
تأمین منابع لازم: برای برطرف کردن مشکلات، ممکن است نیاز به تخصیص منابع بیشتری باشد. این منابع می‌توانند شامل منابع انسانی، تجهیزات یا فناوری باشند.
آموزش کارکنان: اگر عدم انطباق‌ها به دلیل کمبود دانش یا مهارت کارکنان باشد، باید برنامه‌های آموزشی اجرا شود.
ب) اقدامات پیشگیرانه
اقدامات پیشگیرانه به اقداماتی اطلاق می‌شود که هدف آن‌ها جلوگیری از بروز مشکلات در آینده است. برخی از این اقدامات عبارتند از:
بهبود پیش‌بینی مشکلات: به‌کارگیری ابزارهایی برای پیش‌بینی مشکلات احتمالی در فرآیندها و تلاش برای رفع آن‌ها قبل از بروز.
بازنگری و بهبود فرآیندها: با استفاده از تحلیل نتایج ممیزی، فرآیندهایی که در گذشته مشکلاتی داشته‌اند را بررسی و بهبود می‌دهیم.
تقویت کنترل‌های داخلی: از طریق بهبود سیستم‌های کنترل و نظارت داخلی می‌توان از بروز مشکلات مشابه در آینده جلوگیری کرد.
پ) مستندسازی و پیگیری اقدامات
تمامی اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه باید به‌طور دقیق مستند شوند. این مستندات به شفافیت و نظارت بهتر کمک می‌کنند و نشان می‌دهند که چه اقداماتی برای رفع مشکلات انجام شده است. پس از اجرای اقدامات، باید اثربخشی آن‌ها بررسی شود و پیگیری‌های لازم صورت گیرد تا اطمینان حاصل شود که تغییرات مؤثر بوده‌اند.
ت) گزارش‌دهی و اطلاع‌رسانی به ذینفعان
+گزارش‌دهی و اطلاع‌رسانی به مدیران و سایر ذینفعان سازمان از اهمیت بالایی برخوردار است. مدیران ارشد باید از نتایج ممیزی و اقدامات انجام‌شده مطلع شوند تا در صورت لزوم، تصمیمات استراتژیک بگیرند. همچنین، باید برنامه‌های بهبود مستمر به‌طور منظم با تیم‌ها و
کارکنان در میان گذاشته شود.
—
۳. نظارت و ارزیابی اثربخشی اقدامات بهبود
پس از انجام اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه، نظارت بر اثربخشی این اقدامات بسیار مهم است. روش‌های نظارت شامل:
پایش عملکرد: ارزیابی نتایج عملکرد پس از تغییرات و مقایسه آن با شاخص‌های اولیه.
ممیزی‌های پیگیری: ممیزی‌های بعدی می‌توانند نشان دهند که آیا اقدامات اصلاحی مؤثر بوده‌اند یا خیر.
بازخورد از کارکنان و مشتریان: نظرات و بازخوردها از کارکنان و مشتریان می‌تواند به‌عنوان معیاری برای ارزیابی تأثیر اقدامات بهبود عمل کند.
—
نتیجه‌گیری
تحلیل نتایج ممیزی و اقدام برای بهبود بخش‌های مهمی از فرآیند ممیزی داخلی هستند که به سازمان کمک می‌کنند تا نقاط ضعف خود را شناسایی کرده و راهکارهایی برای بهبود مستمر اجرا کنند. استفاده از روش‌های تحلیل مؤثر، پیاده‌سازی اقدامات اصلاحی و
پیشگیرانه، و نظارت بر اثربخشی این اقدامات به سازمان کمک می‌کند تا کیفیت را افزایش دهد و سیستم مدیریت کیفیت را بهبود بخشد.
بدون دیدگاه