صلاحیت و شایستگی ممیزان داخلی در سیستم مدیریت کیفیت

صلاحیت و شایستگی ممیزان داخلی در سیستم‌های مدیریت کیفیت یکی از ارکان اساسی برای انجام ممیزی مؤثر و بهبود مستمر در سازمان است. طبق استاندارد ISO 9001:2015، ممیزان داخلی باید

دارای ویژگی‌ها و مهارت‌های خاصی باشند تا بتوانند فرآیندهای ممیزی را به درستی انجام دهند و به شناسایی مشکلات و فرصت‌های بهبود کمک کنند.

۱. تعریف صلاحیت و شایستگی ممیزان داخلی

 

صلاحیت و شایستگی ممیز داخلی به مجموعه‌ای از توانمندی‌ها، دانش، مهارت‌ها و تجربه‌هایی اطلاق می‌شود که برای انجام ممیزی مؤثر و دقیق لازم است. این ویژگی‌ها به ممیزان کمک می‌کنند تا فرآیندهای سازمانی را ارزیابی کرده و انطباق با الزامات استاندارد ISO

 

۹۰۰۱ و اهداف سازمان را بررسی کنند.

 

۲. ویژگی‌های کلیدی ممیزان داخلی

 

 

الف) دانش فنی و تخصصی

ممیزان داخلی باید دانش عمیقی از الزامات سیستم‌های مدیریت کیفیت، به‌ویژه استاندارد ISO 9001 داشته باشند. این شامل درک دقیق از مفاهیم کیفیت، فرآیندهای سازمانی، و الزامات خاص صنعت است.

دانش استاندارد ISO 9001: ممیز باید با الزامات و اصول استاندارد ISO 9001 آشنا باشد.

درک فرآیندهای سازمانی: ممیز باید از فرآیندهای کلیدی سازمان، محصولات، خدمات و نیازهای مشتریان آگاهی کامل داشته باشد.

تخصص در تحلیل داده‌ها: توانایی تحلیل داده‌ها و شواهد جمع‌آوری‌شده برای شناسایی عدم انطباق‌ها و پیشنهادات اصلاحی.

ب) مهارت‌های ممیزی

ممیز داخلی باید مهارت‌های خاصی برای انجام ممیزی‌ها داشته باشد تا بتواند فرآیند ممیزی را به‌طور مؤثر و به موقع اجرا کند. این مهارت‌ها شامل موارد زیر هستند:

 

مهارت در برنامه‌ریزی ممیزی: توانایی طراحی و برنامه‌ریزی ممیزی‌های داخلی به‌طور مؤثر، از جمله انتخاب فرآیندها، زمان‌بندی، و منابع مورد نیاز.

 

**مهارت‌های ارتباطی: توانایی برقراری ارتباط مؤثر با افراد مختلف سازمان در طول فرآیند ممیزی. این شامل مصاحبه با کارکنان، جمع‌آوری شواهد و بیان یافته‌ها به‌طور شفاف است.

 

مهارت در تحلیل و قضاوت: توانایی تجزیه‌وتحلیل داده‌ها و شواهد به‌طور منطقی و منصفانه برای ارزیابی انطباق و شناسایی فرصت‌های بهبود.

 

توانایی نوشتن گزارش ممیزی: توانایی تهیه گزارش‌های واضح، مستند و دقیق از نتایج ممیزی و شناسایی عدم انطباق‌ها و پیشنهادات اصلاحی.

پ) تجربه عملی

تجربه عملی در زمینه ممیزی‌های داخلی و سیستم‌های مدیریت کیفیت از اهمیت بالایی برخوردار است. تجربه می‌تواند درک عمیق‌تری از فرآیندهای سازمانی و چالش‌های ممیزی فراهم کند.

**تجربه در انجام ممیزی‌های قبلی: تجربه انجام ممیزی‌های داخلی در گذشته به ممیز کمک می‌کند تا با چالش‌های مختلف روبه‌رو شده و بهترین روش‌ها را برای حل مشکلات پیدا کند.

تجربه در زمینه صنعت خاص: داشتن آگاهی از ویژگی‌های خاص صنعت و فرآیندهای مرتبط می‌تواند ممیز را در درک بهتر مسائل کمک کند.

ت) بی‌طرفی و استقلال

ممیز داخلی باید قادر به انجام ممیزی‌ها با بی‌طرفی کامل باشد و هیچ گونه تعارض منافع نداشته باشد. استقلال در فرآیند ممیزی برای اطمینان از نتایج دقیق و بدون سوگیری ضروری است.

بی‌طرفی: ممیز باید توانایی تجزیه‌وتحلیل شرایط به‌طور منصفانه و بدون تحت تأثیر قرار گرفتن از منافع فردی را داشته باشد.

استقلال: ممیز نباید در فرآیندهای اجرایی تحت بررسی دخالت داشته باشد تا از بروز تعارض منافع جلوگیری شود.

 

—

۳. ارزیابی شایستگی ممیزان داخلی

ممیزی‌های داخلی باید تحت نظارت و ارزیابی قرار گیرند تا اطمینان حاصل شود که ممیزان صلاحیت‌های لازم را دارند و به‌درستی وظایف خود را انجام می‌دهند.

الف) ارزیابی مستمر

ممیزان داخلی باید به‌طور منظم ارزیابی شوند تا از صلاحیت آن‌ها برای انجام ممیزی‌های آینده اطمینان حاصل شود. ارزیابی می‌تواند شامل بازخورد از همکاران و مدیران، تحلیل نتایج ممیزی‌های قبلی، و تحلیل کارایی ممیزی‌ها باشد.

ب) آموزش و به‌روزرسانی مهارت‌ها

آموزش مستمر برای ممیزان ضروری است تا آن‌ها با تغییرات استانداردها، فرآیندهای جدید و بهترین روش‌های ممیزی آشنا شوند. آموزش‌ها ممکن است شامل کارگاه‌های آموزشی، دوره‌های تخصصی، و مشارکت در ممیزی‌های خارجی باشد.

پ) بازخورد از ممیزی‌ها

بازخورد از نتایج ممیزی‌ها، چه مثبت و چه منفی، می‌تواند به ممیزان کمک کند تا نقاط ضعف خود را شناسایی کرده و بهبود یابند. این بازخورد می‌تواند از سوی مدیران، همکاران یا تیم‌های اجرایی باشد.

—

۴. فرآیند انتخاب و آموزش ممیزان داخلی

برای اطمینان از شایستگی ممیزان داخلی، سازمان‌ها باید یک فرآیند مشخص برای انتخاب، آموزش و ارزیابی آن‌ها داشته باشند. این فرآیند می‌تواند شامل مراحل زیر باشد:

الف) انتخاب ممیزان

صلاحیت‌های اولیه: بررسی تجربیات و تحصیلات افراد برای اطمینان از دانش کافی در زمینه سیستم‌های مدیریت کیفیت.

تخصص در فرآیندهای سازمان: انتخاب ممیزانی که آگاهی مناسبی از فرآیندهای داخلی سازمان دارند.

ب) آموزش ممیزان

آموزش ISO 9001: ممیزان باید آموزش‌های مرتبط با استاندارد ISO 9001 و اصول ممیزی را دریافت کنند.

**آموزش تکنیک‌های ممیزی: آموزش روش‌های ممیزی داخلی، تهیه گزارش‌ها و استفاده از ابزارهای ممیزی.

آموزش در صنعت خاص: ممیزان باید درک کاملی از ویژگی‌های خاص صنعت یا زمینه فعالیت سازمان داشته باشند.

پ) ارزیابی و بازخورد

ارزیابی عملکرد ممیزان پس از هر ممیزی داخلی و جمع‌آوری بازخورد از فرآیند ممیزی برای بهبود مستمر.

 

—

۵. نتیجه‌گیری

صلاحیت و شایستگی ممیزان داخلی نقش کلیدی در موفقیت ممیزی‌های داخلی و بهبود مستمر سازمان ایفا می‌کند. برای اجرای مؤثر ممیزی‌های داخلی در سیستم مدیریت کیفیت، ممیزان باید دارای دانش فنی، مهارت‌های تحلیلی، تجربه عملی، استقلال و بی‌طرفی

باشند. علاوه بر این، آموزش‌های مستمر و ارزیابی‌های دوره‌ای برای تضمین شایستگی و کارایی آن‌ها ضروری است.