مدیریت عدم انطباق‌ها: شناسایی، ثبت، تحلیل و اقدامات اصلاحی
(مطابق با بند ۱۰-۲ استاندارد ایزو ISO 9001:2015)
مدیریت مؤثر عدم انطباق‌های ایزو نقش کلیدی در حفظ کیفیت، جلوگیری از تکرار خطاها و بهبود مستمر فرآیندها دارد. سازمان‌ها باید بتوانند با رویکردی سیستماتیک و ساختاریافته، عدم انطباق‌ها را شناسایی، ثبت، تحلیل و اصلاح کنند.
—
۱. شناسایی عدم انطباق (Identification of Nonconformity)
عدم انطباق به هرگونه انحراف از الزامات مشخص‌شده (اعم از الزامات مشتری، استاندارد، قوانین، رویه‌های داخلی و…) گفته می‌شود.
منابع شناسایی:
نتایج بازرسی و آزمون‌های کیفیت
بازخورد و شکایات مشتری
ممیزی‌های داخلی و خارجی
پایش فرآیندها و KPIها
مشاهده مستقیم توسط کارکنان
مثال‌ها:
محصولی که با مشخصات فنی مطابقت ندارد
تاخیر در تحویل به مشتری
استفاده از ماده اولیه نامناسب
—
۲. ثبت و مستندسازی (Documentation)
تمام موارد عدم انطباق باید به‌طور رسمی ثبت شوند تا ردیابی، تحلیل و اقدام اصلاحی روی آن‌ها انجام گیرد.
اطلاعات کلیدی مورد نیاز برای ثبت:
تاریخ و محل وقوع عدم انطباق
نوع عدم انطباق و شرح آن
مرجع شناسایی (بازرس، مشتری، ممیز و…)
تأثیرات بالقوه یا بالفعل
اقدامات انجام‌شده برای مهار اولیه یا جداسازی
ابزارها:
فرم ثبت عدم انطباق (NCR)، نرم‌افزارهای مدیریت کیفیت، سیستم‌های ERP یا QMS
—
۳. تحلیل علت ریشه‌ای (Root Cause Analysis)
صرفاً اصلاح نتیجه کافی نیست؛ باید علت اصلی شناسایی و رفع شود.
روش‌های متداول تحلیل:
تکنیک ۵ چرا (۵ Whys)
نمودار استخوان ماهی (Ishikawa/Fishbone Diagram)
تجزیه و تحلیل مود و اثرات خرابی (FMEA)
هدف:
شناسایی عامل واقعی بروز مشکل به‌جای پرداختن به علائم ظاهری آن
—
۴. اقدامات اصلاحی (Corrective Actions)
پس از تحلیل علت، سازمان باید اقداماتی را برای رفع علت ریشه‌ای و جلوگیری از تکرار مجدد انجام دهد.
مراحل اصلی:
برنامه‌ریزی اقدام اصلاحی
تعیین مسئول و زمان اجرا
اجرای اقدام
ارزیابی اثربخشی آن
به‌روزرسانی رویه‌ها یا مستندات در صورت لزوم
تفاوت با اقدام اصلاحی فوری:
اقدام فوری (containment) برای مهار مشکل فعلی انجام می‌شود، ولی اقدام اصلاحی برای پیشگیری از تکرار در آینده است.
—
۵. ارزیابی اثربخشی و یادگیری سازمانی
سازمان باید بررسی کند که آیا اقدامات اصلاحی مؤثر بوده‌اند یا خیر:
آیا عدم انطباق مجدداً تکرار نشده است؟
//آیا سیستم یا فرآیند تغییر کرده و پایدار است؟
آیا اقدامات به سایر بخش‌ها یا فرآیندهای مشابه تعمیم داده شده‌اند؟
ابزار مفید: چک‌لیست بررسی اثربخشی، جلسات بازنگری
—
نتیجه‌گیری
مدیریت دقیق عدم انطباق‌ها نه تنها از تکرار اشتباهات جلوگیری می‌کند، بلکه ابزاری برای یادگیری سازمانی و بهبود مداوم است. استاندارد ایزو ISO 9001 بر شناسایی علل، اقدامات اصلاحی و پایش نتایج تأکید دارد. این فرآیند باید بخشی جدایی‌ناپذیر از فرهنگ کیفیت در
سازمان باشد.
بدون دیدگاه