مراحل انجام ممیزی داخلی ایزو به‌طور کلی شامل ارزیابی سیستم‌ها، فرآیندها و مستندات سازمان برای اطمینان از انطباق با الزامات استاندارد ایزو و به‌منظور شناسایی نقاط ضعف و فرصت‌های بهبود است. این فرآیند شامل گام‌های
مختلفی است که باید به‌طور مرتب و دقیق انجام شود. در ادامه، مراحل اصلی ممیزی داخلی ایزو آورده شده است:
—
۱. برنامه‌ریزی ممیزی داخلی
هدف: تعیین اهداف، محدوده و فرآیندهای ممیزی.
اقدام‌ها:
تعیین اهداف ممیزی: اهداف ممیزی باید به‌طور واضح مشخص شوند، مانند شناسایی عدم انطباق‌ها، ارزیابی اثربخشی فرآیندها یا اطمینان از انطباق با استانداردهای ایزو.
انتخاب فرآیندها و بخش‌های ممیزی: تصمیم‌گیری درباره بخش‌ها و فرآیندهایی که باید تحت ممیزی قرار گیرند.
برنامه‌ریزی زمان‌بندی ممیزی: تاریخ و زمان ممیزی باید مشخص شده و به‌طور رسمی به تیم ممیزی و بخش‌های مختلف سازمان اطلاع‌رسانی شود.
تخصیص منابع: تعیین افرادی که مسئول انجام ممیزی خواهند بود و اطمینان از وجود منابع لازم برای انجام ممیزی.
—
۲. تعیین تیم ممیزی
هدف: انتخاب ممیزان مجرب و شایسته برای انجام فرآیند ممیزی.
اقدام‌ها:
تیم ممیزی باید از افرادی تشکیل شود که دارای آگاهی کافی از استاندارد ایزو و فرآیندهای سازمانی باشند.
اعضای تیم ممیزی باید بی‌طرف و غیرمستقل از فرآیندهای مورد ممیزی باشند.
در صورت لزوم، از مشاوران یا ممیزان بیرونی برای ممیزی استفاده شود.
—
۳. بررسی مستندات و فرآیندها
هدف: ارزیابی مستندات سازمانی به‌منظور اطمینان از انطباق با الزامات استاندارد.
اقدام‌ها:
بررسی مستندات مانند سیاست‌های کیفیت، فرآیندها، دستورالعمل‌ها و ثبت‌ها.
بررسی اینکه آیا مستندات به‌روز هستند و آیا فرآیندهای سازمان مطابق با الزامات ایزو و اهداف سازمان عمل می‌کنند.
—
۴. انجام ممیزی میدانی
هدف: ارزیابی عملکرد واقعی فرآیندها و بررسی انطباق آن‌ها با مستندات.
اقدام‌ها:
مشاهده فرآیندها: به‌طور مستقیم فرآیندهای تولید، خدمات یا عملیات را مشاهده کنید تا مطمئن شوید که طبق دستورالعمل‌ها و فرآیندهای مستند عمل می‌شود.
مصاحبه با کارکنان: با کارکنان مختلف مصاحبه کنید تا بررسی کنید که آیا آن‌ها از سیاست‌ها و دستورالعمل‌های موجود پیروی می‌کنند و درک درستی از فرآیندها دارند.
جمع‌آوری شواهد: شواهد لازم مانند فرم‌ها، گزارش‌ها، ثبت‌ها و داده‌های مختلف جمع‌آوری شود تا صحت اجرای فرآیندها را تأیید کند.
—
۵. شناسایی عدم انطباق‌ها
هدف: شناسایی نقاط ضعف، انحرافات و مشکلات.
اقدام‌ها:
تمامی عدم انطباق‌ها یا نواقص که در فرآیندها یا مستندات پیدا می‌شود، باید به‌طور دقیق ثبت شوند.
این موارد ممکن است شامل عدم تطابق با الزامات استاندارد ایزو، انحراف از فرآیندها یا مشکلات مربوط به کیفیت باشند.
در این مرحله، باید شواهد مستند جمع‌آوری و مشکلات به‌طور واضح شناسایی شوند.
—
۶. گزارش‌دهی نتایج ممیزی
هدف: ارائه نتایج ممیزی و پیشنهادات برای اصلاح و بهبود.
اقدام‌ها:
تهیه گزارش ممیزی که شامل نتایج ممیزی، عدم انطباق‌ها، ملاحظات و نقاط قوت و فرصت‌های بهبود است.
گزارش باید به‌طور شفاف و مختصر نوشته شود و برای مدیران و سایر ذی‌نفعان سازمان قابل درک باشد.
همچنین باید توصیه‌هایی برای اصلاح عدم انطباق‌ها و بهبود فرآیندها در گزارش گنجانده شود.
—
۷. برنامه‌ریزی اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه
هدف: رسیدگی به عدم انطباق‌ها و جلوگیری از تکرار آن‌ها.
اقدام‌ها:
برای هر عدم انطباق شناسایی‌شده، یک اقدام اصلاحی باید طراحی شود.
اقدامات اصلاحی باید مشخص، قابل اندازه‌گیری و قابل پیگیری باشند تا مشکلات به‌طور مؤثر حل شوند.
اقدامات پیشگیرانه نیز باید در نظر گرفته شوند تا از وقوع مشکلات مشابه در آینده جلوگیری شود.
تاریخ و مسئول هر اقدام اصلاحی باید مشخص شود.
—
۸. پیگیری اقدامات اصلاحی
هدف: اطمینان از اجرای صحیح اقدامات اصلاحی.
اقدام‌ها:
پس از ارائه اقدامات اصلاحی، باید پیگیری شود تا اطمینان حاصل شود که این اقدامات به‌طور مؤثر و مطابق با زمان‌بندی مشخص شده اجرا شده‌اند.
بررسی نتیجه اقدامات اصلاحی و اطمینان از اینکه مشکلات به‌طور کامل برطرف شده‌اند.
در صورت لزوم، ممیزی‌های داخلی بعدی یا بررسی‌های اضافی برای ارزیابی مجدد انجام اقدامات اصلاحی انجام شود.
—
۹. مستندسازی و بهبود مستمر
هدف: ثبت نتایج ممیزی و استفاده از آن‌ها برای بهبود مستمر.
اقدام‌ها:
تمامی مراحل ممیزی، از جمله گزارش‌ها، نتایج و اقدامات اصلاحی، باید مستند شوند.
اطلاعات به‌دست‌آمده از ممیزی باید به‌عنوان ابزاری برای بهبود مستمر در فرآیندها و سیستم‌های مدیریتی سازمان استفاده شوند.
ارزیابی‌های دوره‌ای و ممیزی‌های بعدی برای بررسی پیشرفت و بهبود مستمر انجام شود.
—
نتیجه‌گیری
ممیزی داخلی ایزو یک ابزار قدرتمند برای شناسایی عدم انطباق‌ها و فرصت‌های بهبود در سازمان است. این فرآیند نه‌تنها به شناسایی مشکلات کمک می‌کند بلکه به بهبود مستمر سازمان در راستای ارتقای کیفیت و انطباق با استانداردهای بین‌المللی ایزو نیز می‌انجامد. پیگیری دقیق مراحل ممیزی داخلی و اجرای اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه، به سازمان کمک می‌کند تا به استانداردهای ایزو پایبند باشد و عملکرد خود را بهبود بخشد.
بدون دیدگاه