یکی از مهمترین مراحل دریافت و حفظ گواهینامه ISO، انجام ممیزی است. ممیزی به سازمان کمک میکند میزان انطباق سیستم مدیریتی خود را با الزامات استاندارد بررسی کند. بسیاری از شرکتها از ممیزی تصور پیچیدهای دارند، درحالیکه اگر سازمان سیستم خود را بهدرستی اجرا کرده باشد، این فرآیند میتواند فرصتی برای شناسایی نقاط ضعف و بهبود عملکرد باشد.
ممیزی ISO یعنی چه؟
ممیزی یا Audit یک فرآیند منظم برای بررسی سیستم مدیریتی سازمان است. در این فرآیند، ممیز شواهد و مدارک مربوط به اجرای الزامات استاندارد را بررسی میکند.
برای مثال، در ممیزی ISO 9001، ممیز بررسی میکند که سازمان چگونه کیفیت محصولات یا خدمات خود را کنترل میکند، شکایت مشتریان را چگونه مدیریت میکند و آیا فرآیندهای تعریفشده واقعاً اجرا میشوند یا خیر.
هدف ممیزی فقط پیدا کردن ایراد نیست. ممیزی باید مشخص کند سیستم مدیریتی تا چه اندازه اثربخش است و کدام بخشها به بهبود نیاز دارند.
ممیز چه چیزهایی را بررسی میکند؟
ممیز با توجه به استاندارد و دامنه فعالیت سازمان، بخشهای مختلف سیستم را بررسی میکند. اسناد و سوابق یکی از این بخشها هستند، اما ارزیابی فقط به بررسی کاغذها محدود نمیشود.
ممیز ممکن است با کارکنان مصاحبه کند، فرآیندهای کاری را مشاهده کند و سوابق مربوط به فعالیتها را مورد بررسی قرار دهد. در نتیجه، کارکنان باید با مسئولیتها و فرآیندهای مرتبط با وظایف خود آشنا باشند.
مستندات و سوابق
یکی از موارد مهم در ممیزی، بررسی مستندات و سوابق است. سازمان باید بتواند شواهد لازم برای اجرای فرآیندها را ارائه دهد.
برای مثال، سوابق آموزش کارکنان، نتایج ارزیابی تأمینکنندگان، گزارشهای کنترل کیفیت، نتایج ممیزی داخلی و اقدامات اصلاحی میتوانند بخشی از شواهد مورد بررسی باشند.
البته نوع مدارک موردنیاز به استاندارد و فعالیت سازمان بستگی دارد.
مصاحبه با کارکنان
ممیز ممکن است با کارکنان بخشهای مختلف گفتوگو کند. این گفتوگو معمولاً برای بررسی میزان آگاهی افراد از وظایف و فرآیندهای سازمان انجام میشود.
کارکنان لازم نیست متن استاندارد را حفظ باشند. آنها باید بدانند چه وظایفی بر عهده دارند، چه فرآیندی را اجرا میکنند و در صورت بروز مشکل چه اقدامی باید انجام دهند.
بررسی فرآیندهای واقعی
یکی از مهمترین بخشهای ممیزی، مقایسه سیستم تعریفشده با عملکرد واقعی سازمان است.
اگر شرکت در مستندات خود یک روش مشخص برای انجام فعالیتی تعریف کرده باشد، ممیز بررسی میکند که آیا کارکنان همان روش را در عمل اجرا میکنند یا خیر.
به همین دلیل، آمادهسازی صرفاً اسناد برای روز ممیزی نمیتواند جای اجرای واقعی سیستم را بگیرد.
عدم انطباق چیست؟
اگر ممیز شواهدی پیدا کند که نشان دهد یک الزام استاندارد رعایت نشده است، ممکن است عدم انطباق ثبت کند.
عدم انطباق میتواند شدتهای مختلفی داشته باشد و سازمان باید متناسب با آن، علت مشکل را بررسی و اقدام اصلاحی انجام دهد.
ثبت عدم انطباق لزوماً به معنی شکست سازمان در ممیزی نیست. سازمان میتواند در چارچوب فرآیند تعیینشده، مشکل را برطرف و شواهد اقدامات اصلاحی را ارائه کند.
ممیزی داخلی با ممیزی صدور چه تفاوتی دارد؟
ممیزی داخلی توسط خود سازمان یا فردی که برای این کار تعیین شده انجام میشود. هدف آن شناسایی مشکلات قبل از ارزیابی خارجی و بررسی اثربخشی سیستم است.
در مقابل، ممیزی صدور توسط یک مرجع صدور گواهینامه (CB) انجام میشود و هدف آن ارزیابی انطباق سیستم مدیریتی سازمان با استاندارد موردنظر است.
انجام ممیزی داخلی قبل از ممیزی خارجی میتواند به سازمان کمک کند نقاط ضعف خود را زودتر شناسایی و اصلاح کند.
چگونه برای ممیزی آماده شویم؟
بهترین روش آمادهسازی، اجرای واقعی سیستم مدیریتی در طول زمان است. سازمان باید مستندات و سوابق موردنیاز را بهروز نگه دارد و کارکنان نیز وظایف خود را بهدرستی انجام دهند.
برگزاری ممیزی داخلی، بررسی عدم انطباقهای قبلی و آموزش کارکنان نیز میتواند آمادگی سازمان
بدون دیدگاه