مستندسازی صحیح و مؤثر یکی از عوامل کلیدی برای موفقیت در ممیزی داخلی و خارجی ایزو است. مستندات باید به‌طور دقیق و منظم تنظیم شوند تا ممیزان بتوانند به راحتی انطباق فرآیندها و
سیستم‌های مدیریت سازمان را با الزامات استاندارد ایزو ارزیابی کنند. در اینجا به بررسی نحوه مستندسازی برای موفقیت در ممیزی ایزو می‌پردازیم:
—
۱. تدوین مستندات پایه و اساسی
سیاست‌های کیفیت: سازمان باید سیاست‌های کیفیت خود را به‌طور واضح مستند کند. این سیاست باید اهداف کلی کیفیت سازمان، تعهد به بهبود مستمر و انطباق با الزامات مشتریان و استانداردها را بیان کند.
اهداف کیفیت: اهداف کیفیت باید مشخص، قابل اندازه‌گیری و مرتبط با استراتژی‌های کلان سازمان باشند. این اهداف باید به‌طور مداوم پیگیری و ارزیابی شوند.
دستورات و فرآیندها: تمامی دستورات کاری و روش‌های اجرایی باید مستند شوند. این مستندات باید به‌طور واضح فرآیندها، مسئولیت‌ها، دستورالعمل‌ها و روش‌های انجام کار را بیان کنند.
دستورالعمل‌های استاندارد: دستورالعمل‌های عملیاتی (SOP) باید برای فعالیت‌ها و فرآیندهای کلیدی که تحت ممیزی قرار می‌گیرند، تهیه شوند.
—
۲. نگهداری مستندات ثبت‌شده
ثبت‌ها و سوابق: تمامی مستندات اجرایی باید با دقت ثبت شوند. این شامل سوابق مرتبط با کیفیت، گزارش‌های آزمایش، بازرسی‌ها، ارزیابی‌های انجام‌شده، اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه است.
ثبت‌ها باید قابل دسترسی و به‌روز باشند: مطمئن شوید که تمامی سوابق مرتبط با ممیزی، از جمله گزارش‌های داخلی، نتایج ارزیابی‌ها، شکایات مشتریان و غیره، به‌راحتی در دسترس ممیزان قرار دارند.
اطمینان از نگهداری مناسب: مستندات باید به‌طور مناسب ذخیره و مدیریت شوند تا در هنگام نیاز به‌راحتی قابل بازیابی باشند.
—
۳. نگهداری سوابق تغییرات و بهبودها
گزارش‌های تغییرات: هرگونه تغییرات در فرآیندها، محصولات یا سیستم‌ها باید مستند شود. این شامل مستندات مربوط به اقدامات اصلاحی، اقدامات پیشگیرانه و تحلیل علل ریشه‌ای است.
مستندسازی اصلاحات و پیشرفت‌ها: تغییرات و بهبودهایی که به دنبال شناسایی عدم انطباق‌ها یا نقاط ضعف اعمال می‌شوند، باید به‌طور دقیق و با شواهد کافی ثبت شوند.
ارزیابی مداوم: پس از اجرای تغییرات، سوابق باید نشان دهند که این تغییرات مؤثر بوده‌اند و باعث بهبود مستمر سیستم‌ها و فرآیندها شده‌اند.
—
۴. مستندات آموزش و آگاهی کارکنان
آموزش‌ها و صلاحیت‌ها: تمامی دوره‌های آموزشی و برنامه‌های توانمندسازی برای کارکنان باید مستند شوند. این مستندات باید شامل فهرست کارکنان آموزش‌دیده، نوع دوره‌ها، تاریخ و محتوا باشد.
آزمون‌ها و ارزیابی‌های کارکنان: برای اثبات آگاهی و مهارت کارکنان، نتایج ارزیابی‌های داخلی و آزمون‌ها باید به‌طور دقیق مستند شوند.
—
۵. مستندسازی نتایج ممیزی‌های داخلی
گزارش ممیزی داخلی: تمامی ممیزی‌های داخلی باید به‌طور دقیق ثبت شوند. گزارش ممیزی داخلی باید شامل:
یادداشت‌ها و مشاهدات ممیز
عدم انطباق‌ها
نقاط قوت
فرصت‌های بهبود
اقدامات اصلاحی: تمامی اقدامات اصلاحی شناسایی‌شده باید مستند شوند و تاریخ و مسئولیت اجرای آن‌ها به‌طور مشخص تعیین شود.
—
۶. مستندات ممیزی‌های خارجی
گزارش ممیزی خارجی: هنگام انجام ممیزی‌های خارجی (مثل ممیزی ایزو)، باید گزارش ممیزی کامل شود که شامل نتایج ممیزی، عدم انطباق‌ها و پیشنهادات اصلاحی باشد.
ثبت‌های اقدامات اصلاحی: هر گونه اقدام اصلاحی که به دنبال ممیزی خارجی صورت می‌گیرد، باید مستند و پیگیری شود. همچنین، باید شواهدی از اجرای این اقدامات جمع‌آوری و ذخیره شوند.
—
۷. استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت مستندات
سیستم‌های مدیریت مستندات: استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت مستندات می‌تواند به شما کمک کند تا مستندات و سوابق سازمان را به‌طور منظم و مؤثر ذخیره، دسته‌بندی و جستجو کنید. این سیستم‌ها همچنین امکان دسترسی سریع و راحت به اطلاعات را برای ممیزان فراهم می‌کنند.
—
۸. آماده‌سازی برای ممیزی
مطابقت با استانداردها: پیش از ممیزی، تمامی مستندات باید با الزامات استاندارد ایزو (ISO) تطابق داشته باشند و باید از لحاظ صحت، دقت و وضوح مورد بررسی قرار گیرند.
بررسی مستندات پیش از ممیزی: تمامی مستندات باید بررسی شوند تا از انطباق آن‌ها با الزامات ایزو اطمینان حاصل شود. باید مطمئن شوید که تمام اطلاعات به‌روز و دقیق هستند.
آماده‌سازی مستندات مورد نیاز برای ممیزان: یک فهرست از مستندات ضروری برای ممیزی (مانند سیاست‌ها، اهداف کیفیت، فرآیندها، سوابق و گزارش‌های ممیزی) آماده کنید تا ممیزان به‌راحتی به آن‌ها دسترسی داشته باشند.
—
۹. شواهد و داده‌های معتبر
اطمینان از در دسترس بودن شواهد: در طول ممیزی، ممیزان به شواهد نیاز دارند تا انطباق سازمان با الزامات ایزو را ارزیابی کنند. این شواهد ممکن است شامل فرم‌ها، گزارش‌ها، تصاویر، نتایج آزمایش‌ها یا هر نوع داده معتبر دیگر باشد.
مستندات باید قابل پیگیری و شفاف باشند: شواهد باید به‌طور منظم ثبت و ذخیره شوند تا هر زمانی که ممیزان نیاز به بررسی داشته باشند، به راحتی قابل دسترسی و پیگیری باشند.
—
نتیجه‌گیری
مستندسازی دقیق و منظم برای موفقیت در ممیزی ایزو ضروری است. با تهیه و نگهداری مستندات مربوط به سیاست‌ها، فرآیندها، ثبت‌ها، آموزش‌ها، ممیزی‌ها و اقدامات اصلاحی، سازمان قادر خواهد بود تا در ممیزی‌ها به‌طور مؤثر عمل کرده و انطباق خود با الزامات ایزو را به‌خوبی نشان دهد. همچنین، مستندسازی صحیح به بهبود مستمر سازمان کمک کرده و فرآیندها را کارآمدتر و مؤثرتر می‌کند.
بدون دیدگاه