مستندسازی صحیح، یکی از ارکان حیاتی موفقیت در پیاده‌سازی و نگهداری سیستم مدیریت ایمنی غذا بر اساس ایزو ۲۲۰۰۰ است. مستندات نه‌تنها به عنوان ابزار کنترل، بلکه به‌عنوان شاهد انطباق سازمان با الزامات استاندارد عمل می‌کنند. در ادامه، راهکارهای کلیدی برای اطمینان از مستندسازی صحیح آورده شده است:
—
۱. شناخت دقیق الزامات مستندسازی ISO 22000
استاندارد ایزو ۲۲۰۰۰ الزام می‌کند که سازمان مستندات زیر را داشته باشد:
خط‌مشی ایمنی غذا
اهداف و برنامه‌های ایمنی
رویه‌ها و دستورالعمل‌های کاری
سوابق پایش، ممیزی، اقدامات اصلاحی و …
آشنایی دقیق با بندهای مرتبط (بند ۷ و ۸)، راه‌گشای مستندسازی درست است.
—
۲. طراحی ساختار استاندارد برای مستندات
تهیه قالب یکپارچه برای همه فرم‌ها، روش‌ها، رویه‌ها و دستورالعمل‌ها
استفاده از شناسه مستند، نسخه، تاریخ و نام تهیه‌کننده برای ردیابی آسان
تعریف سیستم طبقه‌بندی (مثلاً بر اساس فرآیند، واحد سازمانی یا نوع سند)
—
۳. تعیین مسئول مشخص برای کنترل مستندات
انتصاب یک نفر یا یک واحد (معمولاً تضمین کیفیت) برای:
کنترل نسخه‌ها
جلوگیری از استفاده مستندات منسوخ
آرشیو صحیح سوابق
پاسخگویی در ممیزی‌ها
—
۴. استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت مستندات
در صورت امکان، بهره‌گیری از نرم‌افزارهایی مثل SharePoint، Zoho Docs یا سیستم‌های مدیریت کیفیت (QMS) برای:
دسترسی کنترل‌شده به اسناد
ثبت سوابق و نسخه‌ها
دریافت هشدار برای بازنگری مستندات
—
۵. آموزش کارکنان در مورد کاربرد مستندات
کارکنان باید بدانند:
از چه مستنداتی استفاده کنند
چگونه آن‌ها را تکمیل، بایگانی و ارائه کنند
چرا مستندسازی اهمیت دارد (ردیابی، انطباق، یادگیری)
—
۶. بازنگری و به‌روزرسانی منظم
مستندات باید مطابق با تغییرات فرآیند، تکنولوژی یا مقررات بازنگری شوند.
بازنگری‌ها باید ثبت‌شده و دارای تأییدیه مدیریت باشند.
—
۷. ممیزی داخلی و بررسی صحت اجرا
اجرای دوره‌ای ممیزی داخلی برای بررسی:
انطباق مستندات با الزامات
استفاده صحیح توسط کارکنان
صحت ثبت سوابق در زمان واقعی
—
جمع‌بندی:
> مستندسازی در ایزو ۲۲۰۰۰ صرفاً «نوشتن» نیست؛ بلکه ابزاری برای تضمین ایمنی غذا، یادگیری سازمانی و نشان دادن انطباق واقعی است. اطمینان از صحت آن نیازمند ساختار، نظم، آموزش و بازنگری مداوم است.
بدون دیدگاه