وقتی یک شرکت تصمیم میگیرد گواهینامه ISO بگیرد، معمولاً اولین سؤال مدیران درباره زمان است. آیا این فرآیند چند روز طول میکشد یا چند ماه؟ پاسخ به شرایط همان شرکت بستگی دارد. هیچ زمان ثابتی برای تمام سازمانها وجود ندارد.
زمان دریافت ایزو به چه چیزهایی بستگی دارد؟
اول از همه باید نوع استاندارد را مشخص کنید. هر استاندارد هدف و الزامات خاص خودش را دارد. برای نمونه، ISO 9001 به مدیریت کیفیت میپردازد و ISO 14001 روی مدیریت زیستمحیطی تمرکز دارد.
عامل بعدی، اندازه شرکت است. یک شرکت کوچک معمولاً واحدهای کمتری دارد و مدیران راحتتر فرآیندهای آن را کنترل میکنند. یک سازمان بزرگ ممکن است چندین واحد، شعبه یا محل فعالیت داشته باشد. هماهنگی میان این بخشها زمان بیشتری میگیرد.
سابقه شرکت در اجرای سیستمهای مدیریتی هم اهمیت دارد. اگر شرکت قبلاً فرآیندهای مشخصی داشته باشد، تیم داخلی راحتتر الزامات استاندارد را اجرا میکند. اما اگر شرکت هنوز سیستم مشخصی نداشته باشد، ابتدا باید فرآیندهای کاری خود را سامان دهد.
مراحل دریافت گواهینامه چطور پیش میرود؟
شرکت ابتدا استاندارد مناسب را انتخاب میکند. سپس تیم مدیریت وضعیت فعلی سازمان را بررسی میکند و نقاط ضعف را پیدا میکند.
بعد از این مرحله، کارکنان فرآیندهای موردنیاز را اجرا میکنند. شرکت همچنین مدارک و سوابق لازم را ایجاد و نگهداری میکند. این سوابق به ممیز نشان میدهند که سازمان الزامات استاندارد را در فعالیتهای واقعی خود اجرا میکند.
پس از اجرای سیستم، تیم سازمان یک ممیزی داخلی انجام میدهد. ممیزی داخلی به شرکت کمک میکند مشکلات را قبل از ممیزی اصلی پیدا کند.
در مرحله بعد، شرکت برای ممیزی صدور آماده میشود. ممیز فرآیندها، سوابق و عملکرد سازمان را بررسی میکند و با کارکنان درباره وظایف آنها صحبت میکند.
اگر ممیز مشکل پیدا کند چه اتفاقی میافتد؟
ممکن است ممیز یک یا چند عدم انطباق پیدا کند. در این شرایط، شرکت باید علت مشکل را پیدا کند و اقدام اصلاحی انجام دهد.
هرچه تعداد مشکلات کمتر باشد، شرکت سریعتر مسیر ممیزی را تکمیل میکند. بنابراین آمادهسازی دقیق قبل از ممیزی اهمیت زیادی دارد.
چطور زمان دریافت ایزو را کاهش دهیم؟
شرکت میتواند با چند اقدام ساده روند کار را سریعتر کند:
- استاندارد مناسب را از ابتدا انتخاب کند.
- دامنه فعالیت را دقیق مشخص کند.
- مسئول هر فرآیند را تعیین کند.
- کارکنان را آموزش دهد.
- سوابق فعالیتها را منظم نگه دارد.
- قبل از ممیزی اصلی، ممیزی داخلی انجام دهد.
- مشکلات شناساییشده را سریع اصلاح کند.
استفاده از مشاور نیز میتواند روند آمادهسازی را منظمتر کند. مشاور تجربه خود را در اختیار تیم سازمان قرار میدهد و نقاط ضعف سیستم را سریعتر شناسایی میکند. البته شرکتها برای گرفتن ISO الزاماً به مشاور نیاز ندارند.
آیا یک شرکت کوچک هم میتواند سریع ایزو بگیرد؟
بله. تعداد کم کارکنان یا اندازه کوچک شرکت مانع دریافت ISO نمیشود. شرکت کوچک فقط باید متناسب با اندازه و فعالیت خود سیستم مدیریتی مناسبی ایجاد کند.
برای مثال، یک شرکت خدماتی کوچک ممکن است فرآیندهای بسیار سادهتری نسبت به یک کارخانه بزرگ داشته باشد. در نتیجه، تیم کوچک میتواند بعضی مراحل آمادهسازی را سریعتر انجام دهد.
جمعبندی
زمان دریافت گواهینامه ISO به شرایط هر سازمان بستگی دارد. اندازه شرکت، نوع استاندارد، تعداد سایتها، تجربه کارکنان و وضعیت سیستم مدیریت، همگی روی مدت فرآیند اثر میگذارند.
اگر شرکت از ابتدا برنامه مشخصی داشته باشد و کارکنان همکاری کنند، روند آمادهسازی سریعتر پیش میرود. مرکز ایزوکیا میتواند وضعیت سازمان را بررسی کند و برای انتخاب استاندارد و آمادهسازی جهت ممیزی، مسیر مناسبی پیشنهاد دهد.
بدون دیدگاه