برگزاری رویدادهایی مانند نمایشگاه‌ها، همایش‌ها، جشنواره‌ها و مسابقات ورزشی به برنامه‌ریزی دقیق و مدیریت منابع نیاز دارد. این فعالیت‌ها ممکن است مصرف انرژی و آب را افزایش دهند، پسماند زیادی تولید کنند یا بر جامعه محلی تأثیر بگذارند. به همین دلیل، توجه به پایداری در مدیریت رویدادها اهمیت زیادی دارد. ایزو ۲۰۱۲۱ چارچوبی برای ایجاد سیستم مدیریت پایداری رویدادها فراهم می‌کند. مرکز ایزوکیا در این مقاله، کاربرد این استاندارد و نقش آن در بهبود مدیریت رویدادها را بررسی می‌کند.
ایزو ۲۰۱۲۱ چیست؟
ایزو ۲۰۱۲۱ استاندارد سیستم مدیریت پایداری رویدادهاست. این استاندارد به برگزارکنندگان کمک می‌کند ملاحظات زیست‌محیطی، اجتماعی و اقتصادی را در برنامه‌ریزی و اجرای رویدادها در نظر بگیرند.
هدف این استاندارد صرفاً کاهش پسماند یا مصرف انرژی نیست. سازمان باید تأثیرات مختلف رویداد را بررسی کند و برای مدیریت آن‌ها برنامه داشته باشد. همچنین لازم است نیازهای ذی‌نفعان، الزامات قانونی و فرصت‌های بهبود در فرآیندهای مدیریتی مورد توجه قرار گیرند.
چه مجموعه‌هایی به ایزو ۲۰۱۲۱ نیاز دارند؟
این استاندارد برای سازمان‌هایی کاربرد دارد که در طراحی، مدیریت یا اجرای رویدادها نقش دارند. برگزارکنندگان همایش‌ها، شرکت‌های مدیریت رویداد، مراکز نمایشگاهی، مجموعه‌های ورزشی، سالن‌های برگزاری مراسم و نهادهای فرهنگی می‌توانند از آن استفاده کنند.
همچنین تأمین‌کنندگان خدمات رویداد، از جمله شرکت‌های پذیرایی، حمل‌ونقل، تجهیزات و مدیریت پسماند، می‌توانند در برنامه‌های پایداری مشارکت داشته باشند.
اندازه رویداد به‌تنهایی تعیین‌کننده نیاز به این استاندارد نیست. سازمان باید با توجه به نوع فعالیت، تعداد مخاطبان، آثار احتمالی و الزامات ذی‌نفعان، رویکرد مناسبی برای مدیریت پایداری انتخاب کند.
الزامات مهم در مدیریت پایدار رویدادها
برای اجرای سیستم مدیریت پایداری، برگزارکننده ابتدا باید محدوده فعالیت‌ها و موضوعات مهم را مشخص کند. سپس تأثیرات رویداد را بررسی کند و اهداف قابل ارزیابی تعیین کند.
برخی از اقدامات مهم عبارت‌اند از:
- کاهش مصرف انرژی و آب در محل برگزاری
- برنامه‌ریزی برای تفکیک و کاهش پسماند
- انتخاب مسئولانه تأمین‌کنندگان و محصولات
- توجه به دسترس‌پذیری فضا برای افراد مختلف
- رعایت ایمنی و شرایط مناسب کارکنان
- بررسی آثار اقتصادی و اجتماعی بر جامعه محلی
- دریافت بازخورد از شرکت‌کنندگان و ذی‌نفعان
- ارزیابی نتایج و اصلاح برنامه‌ها برای رویدادهای آینده
سازمان باید این اقدامات را بر اساس شرایط واقعی خود انتخاب کند. برای مثال، در یک نمایشگاه بزرگ ممکن است مدیریت پسماند و مصرف انرژی اهمیت بیشتری داشته باشد؛ درحالی‌که در یک رویداد شهری، حمل‌ونقل و تأثیرات اجتماعی نیز نقش مهمی ایفا می‌کنند.
مزایای پیاده‌سازی ایزو ۲۰۱۲۱
اجرای این استاندارد می‌تواند به برگزارکنندگان کمک کند مسئولیت‌ها را شفاف‌تر تعریف کنند و آثار رویداد را بهتر ارزیابی کنند. مدیریت بهتر منابع، کاهش برخی هزینه‌های عملیاتی و بهبود ارتباط با ذی‌نفعان از مزایای احتمالی این رویکرد هستند.
همچنین ثبت اطلاعات و ارزیابی عملکرد، امکان مقایسه نتایج رویدادهای مختلف را فراهم می‌کند. برگزارکننده می‌تواند از تجربه‌های قبلی برای تعیین اهداف دقیق‌تر و اصلاح برنامه‌های آینده استفاده کند.
بااین‌حال، دریافت گواهینامه به‌تنهایی به معنای کاملاً پایدار بودن یک رویداد نیست. پایداری به اجرای مستمر برنامه‌ها و بررسی نتایج واقعی وابسته است.
تفاوت ایزو ۲۰۱۲۱ با مدیریت معمول رویداد
مدیریت معمول رویداد بیشتر بر زمان‌بندی، بودجه، هماهنگی عوامل اجرایی و رضایت شرکت‌کنندگان تمرکز دارد. در مقابل، ایزو ۲۰۱۲۱ پایداری را نیز به فرآیند تصمیم‌گیری اضافه می‌کند.
در این رویکرد، برگزارکننده علاوه بر کیفیت اجرای برنامه، آثار زیست‌محیطی، اجتماعی و اقتصادی آن را نیز بررسی می‌کند. بنابراین، پایداری به بخشی از سیستم مدیریت رویداد تبدیل می‌شود.
جمع‌بندی
ایزو ۲۰۱۲۱ چارچوبی برای مدیریت پایداری رویدادهاست و به سازمان‌ها کمک می‌کند آثار زیست‌محیطی، اجتماعی و اقتصادی فعالیت‌های خود را بهتر مدیریت کنند. اجرای این استاندارد می‌تواند برنامه‌ریزی رویدادها را منظم‌تر کند و زمینه بهبود مستمر را فراهم آورد.
مشاوره دریافت ایزو ۲۰۱۲۱ با ایزوکیا
اگر مجموعه شما در حوزه برگزاری رویداد، نمایشگاه، همایش یا فعالیت‌های فرهنگی و ورزشی فعالیت می‌کند، ایزوکیا می‌تواند نیازهای مدیریتی شما را بررسی کند و در انتخاب مسیر مناسب پیاده‌سازی استاندارد راهنمایی ارائه دهد. همچنین کارشناسان ایزوکیا می‌توانند در آماده‌سازی سیستم مدیریت، آمادگی برای ممیزی و طی مراحل دریافت گواهینامه همراه شما باشند.
بدون دیدگاه