ایزو ۲۲۵۲۰ و ارزیابی BPMS | نرم‌افزار فرایندی با مرکز ایزوکیا

“فرایندهایمان را اتوماسیون می‌کنیم”، اما با کدام نرم‌افزار؟

تصمیم به خرید یک “نرم‌افزار مدیریت فرایندهای کسب‌وکار” (BPMS) یک تصمیم “استراتژیک” و “پرهزینه” است. بازار پر است از “ادعاهای” فروشندگان. هر نرم‌افزاری “بهترین” است! اما چطور می‌توانید “نیازهای واقعی” سازمان خود را با “قابلیت‌های” واقعی نرم‌افزارها “تطبیق” دهید و یک “انتخاب آگاهانه” داشته باشید؟ “درخواست پیشنهاد” (RFP) که می‌فرستید، بر چه مبنایی باید باشد؟ مرکز ایزوکیا استاندارد ایزو ۲۲۵۲۰ را “راهنمای خرید هوشمند” BPMS می‌داند. مرکز ایزوکیا به سازمان‌ها در “ارزیابی” و “انتخاب” ابزار مناسب کمک می‌کند.

ایزو ۲۲۵۲۰، یک “چک‌لیست جامع” از قابلیت‌های BPMS

ایزو ۲۲۵۲۰ یک استاندارد بین‌المللی است که “چارچوبی برای ارزیابی قابلیت‌های نرم‌افزارهای مدیریت فرایندهای کسب‌وکار” ارائه می‌دهد. این استاندارد، یک “فهرست جامع” از “ویژگی‌ها” و “عملکردهای” مورد انتظار از یک BPMS را در “شش حوزه کلیدی” دسته‌بندی می‌کند. این “چارچوب” به شما کمک می‌کند تا RFP خود را “ساختاریافته” و “کامل” بنویسید. پیشنهادهای فروشندگان را “به طور سیستماتیک” مقایسه کنید. و در نهایت، نرم‌افزاری را انتخاب کنید که “بهترین تناسب” را با “نیازهای فرایندی” شما دارد. مرکز ایزوکیا از این چارچوب در پروژه‌های “انتخاب و پیاده‌سازی BPMS” خود استفاده می‌کند.

شش حوزه کلیدی ارزیابی یک BPMS

ایزو ۲۲۵۲۰ شش “حوزه قابلیت” (Capability Areas) را تعریف می‌کند. “مدل‌سازی فرایند” (Process Modelling): آیا نرم‌افزار از “استاندارد BPMN 2.0” پشتیبانی می‌کند؟ امکان “شبیه‌سازی” (Simulation) فرایندها را دارد؟ “اجرای فرایند” (Process Execution): آیا می‌تواند “جریان کار” (Workflow) را “اتوماسیون” کند؟ “فرم‌های الکترونیکی” تولید کند؟ “قوانین تجاری” (Business Rules) را اعمال نماید؟ “یکپارچه‌سازی” (Integration): آیا می‌تواند با “سیستم‌های موجود” (ERP, CRM, DMS) از طریق API یا Web Service ارتباط برقرار کند؟ “پایش و تحلیل” (Monitoring & Analytics): آیا “داشبوردهای مدیریتی” و “گزارش‌های عملکرد فرایند” (KPI) ارائه می‌دهد؟ “مدیریت اسناد و محتوا” (Document & Content Management): آیا می‌تواند “مستندات” فرایند را “ذخیره”، “نسخه‌بندی” و “بازیابی” کند؟ “امنیت و حکمرانی” (Security & Governance): آیا “سطوح دسترسی” کاربران را مدیریت می‌کند؟ “ممیزی” تمام تغییرات را ثبت می‌نماید؟ مرکز ایزوکیا “وزن” هر حوزه را بر اساس “نیاز” شما تعیین می‌کند.

ارزیابی “بلوغ” BPMS با ایزو ۲۲۵۲۰

ایزو ۲۲۵۲۰ فقط “حضور یا عدم حضور” یک قابلیت را چک نمی‌کند. این استاندارد یک “مقیاس بلوغ” (Maturity Scale) برای هر قابلیت تعریف می‌کند. مثلاً قابلیت “گزارش‌گیری” می‌تواند در “سطح ۱” (گزارش‌های از پیش تعریف‌شده و ایستا) باشد یا در “سطح ۵” (گزارش‌های پویا، تعاملی، مبتنی بر هوش مصنوعی و قابل شخصی‌سازی). این “مقیاس” به شما کمک می‌کند تا “عمق” و “پختگی” هر نرم‌افزار را بسنجید و “نرم‌افزاری” که “امروز” نیازتان را برطرف می‌کند را از نرم‌افزاری که برای “فردای” شما نیز “آماده” است، تشخیص دهید. مرکز ایزوکیا این “ارزیابی بلوغ” را انجام می‌دهد.

هم‌راستایی با ایزو ۹۰۰۱ و مدیریت فرایند

استفاده از ایزو ۲۲۵۲۰ برای انتخاب BPMS، “مستقیماً” از “رویکرد فرایندی” (Process Approach) که در ایزو ۹۰۰۱:۲۰۱۵ بر آن تأکید شده، “پشتیبانی” می‌کند. یک BPMS خوب، “شفافیت”، “انضباط” و “بهبود مستمر” فرایندها را که “قلب” سیستم مدیریت کیفیت هستند، “تسهیل” و “خودکار” می‌کند. مرکز ایزوکیا با “تضمین” این “هم‌راستایی”، از “هدررفت سرمایه” شما در خرید “نرم‌افزارهای غیرمنطبق” جلوگیری می‌کند.

جمع‌بندی

انتخاب یک نرم‌افزار BPMS، نباید بر اساس “بروشورهای تبلیغاتی” یا “تعریف فلان رقیب” انجام شود. این یک “تصمیم علمی” است که نیازمند “روش‌شناسی ارزیابی” دقیق است. ایزو ۲۲۵۲۰، این “روش‌شناسی” را در اختیار شما می‌گذارد. مرکز ایزوکیا با تکیه بر این استاندارد، “عینک ارزیابی” شما را در بازار شلوغ نرم‌افزارهای BPMS “تیز” می‌کند. برای یک انتخاب هوشمند و مطمئن با مرکز ایزوکیا تماس بگیرید.