یکی از سؤالهای رایج شرکتها هنگام دریافت گواهینامه ISO این است که این گواهینامه چقدر اعتبار دارد و چه مدت میتوان از آن استفاده کرد. بسیاری تصور میکنند پس از دریافت گواهینامه، اعتبار آن برای همیشه باقی میماند؛ درحالیکه شرکت باید در طول زمان، سیستم مدیریتی خود را حفظ و الزامات استاندارد را اجرا کند.
گواهینامه ISO چند سال اعتبار دارد؟
در حالت معمول، گواهینامههای سیستمهای مدیریتی ISO در یک چرخه سهساله صادر میشوند. سازمان پس از دریافت گواهینامه باید در طول این دوره، الزامات استاندارد را همچنان اجرا کند و در ممیزیهای مراقبتی شرکت داشته باشد.
پس اعتبار گواهینامه فقط به تاریخ درجشده روی مدرک محدود نمیشود. شرکت باید در طول چرخه صدور گواهینامه، سیستم مدیریتی خود را فعال نگه دارد.
ممیزی مراقبتی چیست؟
پس از صدور گواهینامه، کار تمام نمیشود. مرجع صدور گواهینامه در دوره اعتبار، ممیزیهای مراقبتی انجام میدهد تا بررسی کند سازمان همچنان الزامات استاندارد را رعایت میکند.
در این ممیزیها، عملکرد سیستم مدیریت، مستندات، سوابق و نحوه اجرای فرایندها بررسی میشود. اگر سازمان الزامات لازم را رعایت نکند و مشکلات مهم را برطرف نکند، اعتبار گواهینامه میتواند تحت تأثیر قرار گیرد.
بعد از سه سال چه اتفاقی میافتد؟
با پایان چرخه سهساله، شرکت برای ادامه اعتبار گواهینامه باید فرایند ممیزی تمدید یا صدور مجدد را طی کند. این ممیزی نسبت به ممیزیهای مراقبتی گستردهتر است و وضعیت کلی سیستم مدیریت را دوباره ارزیابی میکند.
در صورت موفقیت، چرخه جدید گواهینامه آغاز میشود.
آیا هر گواهینامه ISO معتبر است؟
خیر. صرفاً داشتن یک مدرک با عنوان ISO به معنی اعتبار آن نیست. اعتبار گواهینامه به مرجع صادرکننده، دامنه گواهینامه، استاندارد مورد استفاده و وضعیت اعتبار آن بستگی دارد.
ISO خودش برای شرکتها گواهینامه صادر نمیکند. صدور گواهینامه توسط نهادهای صدور گواهینامه مستقل انجام میشود و در صورت وجود اعتباربخشی مناسب، یک لایه اطمینان بیشتر درباره صلاحیت مرجع صدور ایجاد میشود.
به همین دلیل، شرکتها باید هنگام دریافت گواهینامه، مشخصات مرجع صدور و وضعیت اعتبار آن را بررسی کنند.
آیا تغییر نسخه استاندارد روی اعتبار گواهینامه تأثیر میگذارد؟
گاهی ISO نسخه جدیدی از یک استاندارد منتشر میکند. در این شرایط معمولاً برای سازمانهای دارای گواهینامه، یک دوره انتقال در نظر گرفته میشود تا سیستم خود را با الزامات نسخه جدید هماهنگ کنند.
برای نمونه، ISO 9001:2015 در سال ۲۰۲۶ در مسیر انتشار نسخه بازنگریشده قرار دارد و سازمانهای دارای گواهینامه برای انتقال به نسخه جدید، دوره مشخصی دریافت خواهند کرد.
بنابراین تغییر نسخه استاندارد به این معنا نیست که گواهینامه شرکت بلافاصله بیاعتبار میشود.
چگونه اعتبار گواهینامه ISO را حفظ کنیم؟
برای حفظ اعتبار گواهینامه، شرکت باید سیستم مدیریتی را فقط برای روز ممیزی اجرا نکند. کارکنان باید فرایندهای تعریفشده را در فعالیتهای روزمره به کار بگیرند و سازمان نیز سوابق و مستندات لازم را نگهداری کند.
انجام ممیزی داخلی، بررسی عملکرد، اصلاح عدم انطباقها و اجرای اقدامات اصلاحی نیز به حفظ اثربخشی سیستم کمک میکند.
جمعبندی
گواهینامه ISO معمولاً در یک چرخه سهساله اعتبار دارد، اما سازمان باید در این مدت الزامات استاندارد را اجرا کند و ممیزیهای مراقبتی را پشت سر بگذارد. پس از پایان چرخه نیز ممیزی تمدید انجام میشود.
بنابراین، اعتبار واقعی یک گواهینامه فقط به داشتن یک مدرک وابسته نیست؛ بلکه به اعتبار مرجع صدور، رعایت الزامات استاندارد و حفظ مداوم سیستم مدیریتی بستگی دارد.
اگر برای دریافت گواهینامه معتبر ISO یا بررسی شرایط و الزامات آن نیاز به مشاوره دارید، مرکز ایزوکیا میتواند مسیر مناسب را به شما معرفی کند.
بدون دیدگاه