مدت زمان دریافت گواهینامه ISO به عوامل مختلفی مانند اندازه سازمان، نوع فعالیت، تعداد کارکنان و میزان آمادگی شرکت بستگی دارد. یکی از روشهایی که میتواند اجرای استانداردها را سادهتر و سریعتر کند، استفاده از IMS یا سیستم مدیریت یکپارچه است.
IMS به سازمان کمک میکند چند استاندارد مدیریتی را در قالب یک سیستم مشترک اجرا کند. این رویکرد با کاهش کارهای تکراری، نظم بیشتری به فرآیند پیادهسازی میدهد و میتواند زمان آمادهسازی برای ممیزی را کاهش دهد.
IMS چیست؟
IMS مخفف Integrated Management System و به معنی «سیستم مدیریت یکپارچه» است. سازمان با استفاده از این سیستم، الزامات چند استاندارد را به جای اجرای جداگانه، در یک چارچوب مشترک مدیریت میکند.
برای مثال، یک شرکت میتواند ISO 9001، ISO 14001 و ISO 45001 را بهصورت یکپارچه در سازمان اجرا کند.
بخش زیادی از الزامات این استانداردها ساختار مشابهی دارند. IMS از همین اشتراکها استفاده میکند تا سازمان مجبور نباشد هر سیستم را کاملاً جداگانه طراحی و مستندسازی کند.
حذف کارهای تکراری
یکی از مهمترین مزایای IMS، کاهش فعالیتهای تکراری است. زمانی که شرکت هر استاندارد را بهصورت جداگانه اجرا کند، ممکن است برای هرکدام فرآیند، فرم، جلسه و مستندات جداگانه ایجاد کند.
سیستم مدیریت یکپارچه این فعالیتها را تا حد امکان در یک ساختار مشترک قرار میدهد. برای مثال، فرآیند کنترل مستندات، ممیزی داخلی، اقدامات اصلاحی و بررسی عملکرد میتواند بین چند استاندارد مشترک باشد.
در نتیجه، تیم سازمان زمان کمتری برای تهیه و مدیریت مستندات صرف میکند.
یکپارچه شدن آموزش کارکنان
اجرای چند استاندارد بهصورت جداگانه میتواند آموزش کارکنان را پیچیده کند. کارکنان باید با الزامات مختلف آشنا شوند و ارتباط میان سیستمهای مدیریتی را درک کنند.
IMS آموزشها را در یک چارچوب منسجم قرار میدهد. سازمان میتواند موضوعات مشترک را یکبار آموزش دهد و فقط برای الزامات تخصصی هر استاندارد، آموزش جداگانه برگزار کند.
این روش علاوه بر کاهش زمان، درک کارکنان از سیستم مدیریتی را نیز افزایش میدهد.
سرعت بیشتر در مستندسازی
مستندسازی یکی از بخشهای مهم آمادهسازی سازمان برای ممیزی ISO است. اجرای جداگانه استانداردها میتواند تعداد زیادی سند و فرآیند ایجاد کند.
در IMS، سازمان ابتدا فرآیندهای اصلی خود را شناسایی میکند و سپس الزامات استانداردهای مختلف را روی همان فرآیندها قرار میدهد. این روش از ایجاد اسناد موازی جلوگیری میکند و ساختار مستندات را سادهتر میسازد.
ممیزی داخلی یکپارچه
ممیزی داخلی نیز میتواند به شکل یکپارچه انجام شود. به جای اینکه سازمان برای هر استاندارد ممیزی جداگانه برگزار کند، تیم ممیزی میتواند فرآیندها را از جنبههای مختلف بررسی کند.
برای مثال، یک فرآیند تولید میتواند همزمان از نظر کیفیت، مسائل زیستمحیطی و ایمنی بررسی شود. این کار زمان ممیزی داخلی را کاهش میدهد و ارتباط میان استانداردها را بهتر نشان میدهد.
آیا IMS همیشه زمان اخذ ISO را کاهش میدهد؟
IMS میتواند فرآیند آمادهسازی را سریعتر کند، اما نمیتوان برای همه شرکتها یک زمان مشخص تعیین کرد. اندازه سازمان، پیچیدگی فرآیندها، تعداد استانداردها و میزان آمادگی کارکنان روی مدت زمان اجرا تأثیر میگذارند.
همچنین سرعت نباید باعث اجرای صوری سیستم شود. سازمان باید الزامات استانداردها را واقعاً در فعالیتهای روزمره اجرا کند تا در ممیزی بتواند عملکرد سیستم را اثبات کند.
مزایای IMS فقط سرعت نیست
کاهش زمان یکی از مزایای سیستم مدیریت یکپارچه است، اما تنها مزیت آن محسوب نمیشود. IMS میتواند هزینههای اجرایی را نیز کاهش دهد، مسئولیتها را شفافتر کند و مدیریت سیستمهای مختلف را سادهتر سازد.
سازمان همچنین میتواند به جای مدیریت چند سیستم جداگانه، عملکرد خود را از طریق یک ساختار مدیریتی منسجم کنترل کند.
جمعبندی
IMS با یکپارچه کردن الزامات استانداردهای مختلف، فعالیتهای تکراری را کاهش میدهد و فرآیند مستندسازی، آموزش، ممیزی داخلی و مدیریت سیستمها را سادهتر میکند. به همین دلیل، استفاده از سیستم مدیریت یکپارچه میتواند زمان آمادهسازی سازمان برای دریافت گواهینامههای ISO را کاهش دهد.
با این حال، سرعت دریافت گواهینامه به شرایط هر سازمان بستگی دارد و اجرای واقعی الزامات باید همیشه در اولویت قرار گیرد.
مرکز ایزوکیا میتواند با بررسی وضعیت سازمان، استانداردهای موردنیاز را مشخص کند و مسیر پیادهسازی IMS و آمادهسازی برای ممیزی ISO را به شکل منظم و سریعتر پیش ببرد.
بدون دیدگاه